Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Трудовая книга. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Содержание

Принцип организации учета

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи). Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).

Назначение журнала регистрации движения трудовых книжек

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2022 г. № 225.

На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала. Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя. Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП.

Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора. На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца. Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства.

Скачать образец

На предприятии, где имеются наемные работники, ведется огромное количество документации, в которой отражается порядок взаимоотношений сотрудников с работодателем. Формирование их обязательно. В число такой документации входит журнал учета трудовых книжек. При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности.

Начинается строка по движению каждой отдельно взятой трудовой книжки с порядкового номера записи в журнале. Этот пункт призван систематизировать весь учёт по регистру. Как уже упоминалось, последний номер записи должен быть отражён на титульном листе реестра при его архивировании.
Далее, следует блок, в котором указывается дата приёма специалиста в штат и, соответственно, дата внесения сведений в трудовую книжку (или вкладыша в неё). Этот столбец разбит на 3 части, которые аналогичны сведениям, указанным в трудовой, — число, месяц (указывается двумя числами, к примеру, «01»/»04»), год (четырёхзначное число) — «2022».
Следующий столбец — полные Ф. И. О., инициалы расшифровываются. Хотя это и не регламентировано правилами заполнения Ф. И. О. нужно указать полностью во избежание путаницы с однофамильцами.
Далее, нужно указать реквизиты трудовой книжки (вкладыша) — серию и номер. Здесь нужно понимать, что для учёта трудовой документ и вкладыш, вшитый в него — абсолютно разные вещи, поэтому заталкивать в строку, в которой зарегистрирована трудовая работника, вкладыш к ней, неправильно. Для этого заводится отдельная строка, с датой и всеми соответствующими реквизитами документа, в том числе со стоимостью этих дополнительных листов.
Должность принятого работника должна быть указана в соответствии со штатным расписанием и полностью совпадать с формулировкой в трудовой и контракте.
Название места трудоустройства проставляется с учётом отдела (службы), куда поступает на работу человек.
Обязательны реквизиты распоряжения, которое устанавливает приём на работу. Здесь важен только номер и дата его утверждения.
После внесения данных при трудоустройстве работника ответственное лицо ставит свою подпись, которая удостоверяет, что внесённая информация проверена и соответствует действительности.
Что касается суммы стоимости трудовой книжки (вкладыша), полученной с работника, если книжка или вкладыш приобретались и выдавались именно на этом рабочем месте. Стоимость должна быть взята из приходно-расходной книги по учёту бланков. Здесь нужно учитывать, что нельзя вычесть цену документа из зарплаты человека (это незаконно). Ответственный работник должен взять эту компенсацию наличкой с человека сразу при его трудоустройстве. При этом нужно заполнить приходник и сдать деньги в бухгалтерию. Также незаконно отправлять работника за трудовой в киоск. Выдать трудовую должен работодатель. Если же человек пришёл устраиваться со своим документом и во время работы к трудовой не прикладывался вкладыш, лучше поставить в этом столбце прочерк.
Следующие блоки заполняются уже при увольнении сотрудника. В столбце №12 проставляется день, когда трудовой документ был выдан работнику на руки. Если человек не забрал трудовую, ставится дата прекращения трудовых взаимоотношений, вытекающая из приказа на увольнение.
Если бывший работник сам забирает документы, он расписывается в журнале. Если же документ был направлен (по письменному заявлению работника) почтой или курьером, указывается именно этот факт. Рекомендуется в этом варианте указать в последнем столбце реквизиты уведомления о доставке и расписку о получении. Если же человек не написал заявление и не пришёл забирать свою трудовую, пишется резолюция о невостребованности документа. тогда трудовую нужно хранить в специальном несгораемом шкафу (вместе с другими книжками)( в течение пятидесяти лет.

Но не стоит забывать, что ответственность перед контролирующими органами несёт руководитель организации (а не назначенное лицо). Ответственность кадровика или бухгалтера, ведущего учёт, ограничивается мотивацией (или демотивацией) внутри предприятия. Причём если официального назначения такого человека не будет, оштрафована будет компания. А штрафы, которые возлагаются на предприятие, горазде серьёзнее, чем суммы личной ответственности гендиректора (более подробно об этом расскажем в конце статьи).

Кто может вести регистр учёта трудовых книжек

Трудовое законодательство безапелляционно регулирует вопрос учёта трудовых книжек всех специалистов организации и частного бизнеса. Это отражено в статье 66 ТК РФ, которая вменяет в обязанность каждому работодателю, все зависимости от его статуса и количества трудоустроенных сотрудников, фиксировать во внутреннем документообороте каждую поступившую к нему на хранение трудовую книжку.

прием документа от принятого на работу сотрудника;
оформление нового в том случае, если работник трудоустраивается впервые;
выдача дубликата трудовой книжки, если это необходимо;
оформление в нее нового вкладыша в том случае, если закончились страницы;
выдача документа сотруднику на руки в случае увольнения.

Содержание журнала

Книга учета движения трудовых книжек (Книга) представляет собой документ, в котором фиксируются все операции, происходящие с трудовой книжкой.

Понятие и назначение

Твердая обложка. Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время храниться в архиве. Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.
Соответствие установленной формы. Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.
Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
Правильная прошивка и опломбирование. Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов. Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью. Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.
Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
- название документа;
- число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
- дата заведения документа;
- подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.

Графа 8 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них называется «Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник».
Обычно в этой графе кадровики пишут только наименование структурного подразделения, в котором трудится работник, не указывая при этом само название организации-работодателя.

Варианты заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при отправке трудовой книжки по почте

Уважаемая редакция! В Ваших пошаговых инструкциях продления и перенесения ежегодных отпусков написано, что заявления работников и листки нетрудоспособности нужно регистрировать в журналах. Но ведь Трудовой кодекс РФ этого не требует. Почему Вы тогда так пишете?

Материалы по теме:

Какими чернилами нужно заполнять КУДТК (книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них)? Мы уже несколько страниц заполнили черной капиллярной ручкой, а новая сотрудница сказала, что КУДТК надо заполнять как и трудовые книжки синей шариковой ручкой

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2022 году) имеет тринадцать граф. Рассмотрим назначение каждой графы:

Оформление журнала

Она используется до фактического ее окончания.
Страницы нумеруются и прошнуровываются.
Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
Выполняется в твердой, плотной обложке.
Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

Кто ведет книгу

аккуратно под линейку зачеркнуть некорректные данные, снизу написать корректные;
на внутренней стороне титульного листа зафиксировать информацию о проделанном исправлении (номер откорректированной записи, дата внесения поправки, подпись ответственного сотрудника и ее расшифровка).

Требования к опломбированию

При необходимости замены лица, ответственного за ведение книги, к примеру, в случае его увольнения или перевода на другую должность, составляется акт приема-передачи документов. В бланк акта вносится полный перечень документации, подлежащей передаче.

Штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей для лиц, наделенных должностными полномочиями.
Взыскание размеров от 30 000 до 50 000 – для организаций.
Работа компании или частного предпринимателя останавливается на 90 суток.

Зачем нужно заводить журнал

Важно! Поставить контрольную пломбу означает: один раз использовать устройство. Устройство требуется, чтобы определить, пытался ли кто-либо без разрешения открыть документ. Пока номер пломбы не вписан в строку, считается, что журнал не опломбирован.

Как правильно поставить пломбу?

Новый сотрудник принимается на работу и отдает свой документ о трудоустройстве.
Открывается вкладыш, поскольку в основном бланке закончилось место, негде стало делать записи.
Расторгается контракт с сотрудником и документ выдается на руки.

Не существует едино принятых правил для заполнения и ведения, но имеются общепринятые рекомендации, которые соблюдаются. Министерство труда контролирует процесс своевременного внесения сведений и изменений.

Требования к ведению книги учёта

Исправления в трудовой документации предусмотрены законодательством и подкрепляются соответствующим приказом от руководителя по отношению к конкретному случаю. Предоставление информации из документов допускается только собственнику или доверительному лицу, имеющему подтверждающий документ.

Движение трудовых книжек

Твёрдый переплёт – обязательное условие для длительного хранения книги. Журнал находится в постоянном пользовании бухгалтерией, что приводит к быстрой утрате надлежащего вида.
Страницы книги нумеруются изначально до момента её заполнения.
Журнал пломбируется и прошнуровывается, согласно правилам ведения трудовых книг.
Запись на последней странице книги выступает подтверждением легальности документа. Указывается количество страниц, что подтверждается подписью, печатью работодателя.

Опломбировка – очень важный процесс с точки зрения сохранности документа, а также – соблюдения норм трудовой инспекции. Пломба представляет собой голограмму с уникальным номером (8 цифр). Средняя стоимость 50-70 рублей (актуально на сентябрь 2022 года). Размер изделия 25*70 мм, имеет золотой оттенок. Производится из ПВХ, имеет специальный слой, пропитанный клеем.

Порядок ведения специальной документации, связанной с учетом всех перемещений трудовых книжек, унифицирован. Вести учет должны все организации, любой формы собственности, вне зависимости от численности своего штата (вплоть до 1-2 наемных работников):

Какие движения нужно учитывать

Иногда дополняется съемным листом из прозрачного пластика, который служит обложкой и увеличивает срок службы. Средняя стоимость (актуально на сентябрь 2022 года) порядка 250-350 рублей. Варианты цветового исполнения могут быть разными – несколько наиболее распространенных представлены на рисунке.

На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен. Так же на нее ставится роспись работника — кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками. Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.

Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.

Что такое журнал по учету трудовых книжек?

Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2022 г. № 225 каждый работодатель обязан вести учет всех принятых на хранение трудовых книжек. Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой регламентирована Постановлением Минтруда от 10.10.2022 г. № 69. В данном нормативно-правовом акте содержится рекомендованная форма этого журнала, которая может использоваться работодателями и при необходимости дополняться какими-то нужными сведениями.

Для чего нужна книга учета движения трудовых книжек

В журнале нужно отражать информацию не только по заполненным трудовым книжкам, но и по пустым бланкам книжек, которые в последующем будут оформлены на сотрудников. Непосредственный бухгалтерский учет этих бланков нужно проводить через программу 1С: Бухгалтерия в качестве товарно-материальных ценностей на счете 10.

Особые моменты ведения и хранения книги учета движения трудовых книжек

срок хранения журнала составляет 75 лет;
после заполнения всех листов книга должна храниться в архиве либо другом отделе, выполняющем функции по хранению документов;
журнал необходимо заполнять вручную;
при ошибках в книге их нужно исправлять следующим образом: в строке под неверной записью поставить отметку, что «Запись под номером. считать недействительной», а затем написать правильную информацию. Исправление обязательно нужно заверить ФИО и подписью сотрудника, внесшего корректировку, с указанием даты.

Сведения о количестве трудовых книжек работников компании нуждаются в систематизации и учете. Учет трудовых книжек на предприятии – важная задача, которую должен организовать каждый работодатель. Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме. Данный документ поможет отразить все сведения о движении трудовых книжек работников компании.

Журнал учета трудовых книжек

Печать из сургуча – сложный вариант, так как обладает очевидно выраженными недостатками: является сложной в изготовлении, объёмной, но в то же время хрупкой и ломкой. Вид пломбы, которым необходимо «запечатать» журнал выдачи трудовых книжек (образец), законодательно не установлен, поэтому это можно сделать с помощью того вида пломбы, который удобен вам. Главная задача пломбы (как и печати из сургуча) – защита от доступа посторонних лиц в журнал движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже), в частности, для того чтобы удалить, выкрасть или заменить ее страницы. Самым простым вариантом является бумажная пломба: концы нити необходимо закрепить и аккуратно приклеить небольшим листом бумаги, поставить печать (это необязательно: можно поставить печать в случае, если она есть в наличии у предпринимателя).

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек? Финальную подпись на книге ставит именно руководитель предприятия, а не работник кадрового отдела. Заверительная подпись должна содержать в себе сведения о количестве листов в книге, написанное числовым значением и прописью, должность подписанта, ФИО и подпись. Подпись в журнал регистрации трудовых книжек (образец): «В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) листов. Директор Назаров Д.В. (подпись)».