Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — 5 главных новостей 2022 года для кадровиков. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Установлены переносы выходных и праздничных дат, определено количество сокращенных рабочих дней, особенности труда и отдыха при стандартной пятидневной и шестидневной рабочих неделях. Работодатели обязаны руководствоваться производственным календарем для планирования и установления графика работы.
В конце 2022 года в КоАП РФ внесены поправки, направленные на усиление мер административной ответственности за нарушения в сфере обработки данных и распространения информации. В отдельный состав правонарушения выделено невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения персональных данных граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ. И это напрямую касается всех работодателей, которые хранят информацию о своих работниках и клиентах в электронном виде.
Штрафы для кадровиков за персональные данные
Если в течение месяца ни одного из этих событий не произошло, за текущий месяц подавать сведения по конкретному работнику в ПФР не нужно. Про прием на работу и увольнение нужно будет сдавать сведения в ПФР в течение трех дней с даты события, но только с 2022 года. Пока только форма СЗВ-ТД.
Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России N 85 .
———————————
Постановление Минтруда России от 31.12.2022 N 85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
- документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);
- документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
Основные кадровые документы
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2022 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.
ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.
Какие бывают кадровые документы?
- ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
- ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов
В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2022 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:
Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.
Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП, то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима. Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.
Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2022 г. № 225.
Полный список кадровых документов
Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС. Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч. расходы).
Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.
Кто отвечает за кадровые документы организации
В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.
Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?
Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2022 № 225 ).
- трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале «Трудовой договор: бланки и образец»;
- трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье «Правила оформления трудовой книжки»;
- медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, как сделать медкнижку и проверить предоставленный работником бланк на подлинность, вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
- документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям профстандартов. Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести запись об образовании в трудовую книжку;
- приказ о приеме на работу по форме Т-1;
- личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье «Личная карточка работника Т-2: образец заполнения».
Документы при приеме работника
Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:
Документы при увольнении
- дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ , максимальная мера по которой — увольнение;
- в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.
Таким образом, мы постарались рассмотреть основные обязательные кадровые документы для организации любой формы собственности и их особенности, при отсутствии которых инспекция по труду, в случае проверки Вашей организации, может на вполне законных основаниях привлечь компанию к административной ответственности за отсутствие, какого либо из приведенных в настоящей статье кадровых документов.
Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи «Оформляем приказ на отпуск». Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить приказ о дополнительном отпуске.
Документы при увольнении
В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2022 № 426-ФЗ.
Кроме того, всем юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам ГПХ), необходимо ежеквартально направлять в органы статистики сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)). Отчет и правила его заполнения утверждены приказом Росстата от 15.07.2022 № 404. Но сдавать сведения следует не позднее 8-го числа после отчетного квартала.
Еще один ежегодный отчет — форма № 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований приказа Росстата от 21.06.2022 № 417. Не отчитываются микропредприятия и организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью, пр.
Периодические отчеты
- потребительские кооперативы;
- общественные организации;
- объединения работодателей;
- объединения фермерских хозяйств;
- саморегулируемые организации;
- объединения (ассоциации и союзы) благотворительных организаций;
- товарищества собственников недвижимости;
- фонды (включая благотворительные, общественные, экологические);
- частные учреждения (благотворительные, общественные).
Для них приказом Росстата от 15.07.2022 № 404 введена специальная форма — № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» (приложение № 1). По ней отчитываются указанные организации, если средняя численность работников у них менее 15 человек, а годовой оборот не дотягивает до 800 млн рублей. Сроки сдачи — 30 января после отчетного периода.
- приказ о приеме на работу (Т-1);
- контракт с сотрудником (ТД-1);
- трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2022 № 225 «О трудовых книжках»);
- личная карточка сотрудника (Т-2);
- документы о переводе (Т-5);
- приказ об оформлении отпуска (Т-6);
- график отпусков (Т-7);
- штатное расписание (Т-3);
- табель учета рабочего времени (Т-12);
- приказ об увольнении (Т-8).
Ведение кадрового учета
Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.
Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?
В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.
В основе договорных отношений – необходимость осуществления наемным работником определенного процесса, для которого работодатель обеспечивает надлежащие условия. Работник следует установленному регламентом распорядку, соблюдает требования трудовой дисциплины, выполняет конкретные поручения работодателя, самостоятельно совершает определенные действия. Работодатель ежемесячно выплачивает наемному работнику оговоренную соглашением заработную плату, делая это, как правило, двумя платежами – аванс и окончательный расчет.
Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2022, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.
Заключение с нанимаемым работником договора
Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2022 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Распорядительные документы
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Документация по личному составу
* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений
Перечень документов кадровому делопроизводству
Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.
Пошаговые рекомендации по оформлению
Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.
Номенклатуры дел на 2022 год (до 18.02.2022) также стоит переделать. Однако полной разработки новой номенклатуры не потребуется. Достаточно внести отдельные правки, сверившись с новым Перечнем. Сделать это можно до конца текущего года.
Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2022 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.
О сроках и порядке внесения изменений
Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2022 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Ранее (6 февраля 2022 года) новый Перечень № 57449 зарегистрировал Минюст.
К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером/(бухгалтером) организации и утверждается руководителем организации.
«Шапка» приказа оформляется по установленному образцу, после этого надо указать номер распоряжения и дату его составления. В документе следует перечислить все виды ЛНА, которые будут разработаны и приняты в дальнейшем.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022
Гриф утверждения должен содержать слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименование должности утверждающего документ, его инициалы, фамилию и дату подписания. Можно утвердить локальный акт другим способом: издать соответствующий приказ.
