Нужны ли трудовые книжки в 2022 году

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Электронные трудовые книжки: что нужно знать работодателю и работнику. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Работодатель или кадровая служба должны уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 30.06.2022. До конца этого же года работнику надо определиться с видом учета и написать соответствующее заявление. Целесообразно выпустить приказ о переходе на электронные трудовые книжки, назначить ответственных, утвердить порядок перевода.

Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка 2022, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотреть данные можно в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя и распечатать сведения.

Пошаговый алгоритм перехода

Переход на электронные трудовые книжки осуществляется по строгому алгоритму.
Шаг 1. Работодатель письменно уведомляет работников.
Шаг 2. Работники пишут заявление о согласии или сохранении бумажного формата.
Шаг 3. Отдел кадров начинает сдавать новый ежемесячный отчет в ПФР — СЗВ-ТД.

Изначально на 2022 год был установлен общий для всех кадровых событий срок сдачи отчета — до 15-го числа следующего месяца. Однако эпидемия коронавируса внесла свои коррективы. Срок сдачи отчета на работников, принятых и уволенных с 1 по 27 апреля, назначили на 28.04.2022. Дальше по этим двум кадровым событиям надо отчитываться не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа. По остальным событиям (переводы, повышения, пр.) срок сдачи формы не изменился (15-е число следующего месяца).

Во-первых, до 30.06.2022 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже).

Электронные трудовые книжки 2022: нормативная база

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

Собирает и хранит эти сведения орган ПФ РФ. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчетности. При этом работодателей и работников заверяют, что информационная система ПФ РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.

• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
• минимизацию ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения;
• использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
• новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Как таковой электронной трудовой книжки не будет. Вместо неё работодатель будет предоставлять сведения о трудовой деятельность в электронном виде в информационную систему ПФР. При необходимости их можно будет также вывести на бумагу.

Когда трудовую книжку сделают электронной

СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя. Она формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

Ранее работнику, чтобы получить сведения о трудовой деятельности, нужно было запрашивать выписку из трудовой книги, что добавляло отделу кадров бумажной работы. Теперь получить сведения о трудовой деятельности работник сможет:

Что нужно знать работнику

• у последнего работодателя (в бумажном или электронном виде);

• по запросу в ПФР или МФЦ (в бумажном виде);

• на сайте ПФР или портале Госуслуг (в электронном виде).

Действующие сотрудники и принятые на работу в 2022 году имеют право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки. Для этого нужно подать соответствующее заявление до конца 2022 года.

Что нужно знать работодателю

Вместо понятия «трудовая книжка» вводится новое — «сведения о трудовой деятельности». К сведениям о трудовой деятельности относятся: прием на работу, место работы, должность, квалификация, перевод, увольнение и основания прекращения трудового договора.

Переход на электронные трудовые книжки будет осуществляться в течение всего 2022 года. Бумажный формат документа будет вестись только у того наёмного персонала, кто подаст заявление на имя руководителя до конца текущего года. Те люди, которые будут приняты на работу в следующем году впервые в их жизни, будут сразу же оформляться цифровые носители.

Нужны ли будут бумажные трудовые

• обращение к работодателю по последнему месту работы. Если заявитель работает без бумажного документа о стаже, руководитель обязан выдать ему справку о рабочей деятельности. Она может быть оформлена в бумажном или цифровом виде, на усмотрение обратившегося. Срок исполнения – в течение 3 дней после подачи заявление или в последний день перед увольнением. В справке будут указаны данные за тот период, когда заявитель работал на этом предприятии;
• обратиться в ПРФ лично или через официальный сайт. Данные могут быть предоставлены в бумажном или электронном виде;
• через портал Госуслуги или через МФЦ. При обращении в многофункциональный центр данные будут предоставлены в бумажном виде, при обращении через Госуслуги – только в цифровом формате.

Что должен знать работодатель

• работник имеет доступ к своим персональным сведениям в любое время;
• риски введения и выдачи ошибочных, неточных и недостоверных сведений минимизированы;
• у дистанционных работников появится больше возможностей;
• у работодателя будут снижены издержки, которые ранее у него возникали по причине обязательного приобретения, ведения и хранения бумажных книжек;
• будущие пенсионеры смогут оформлять свои пенсии дистанционно, не собирая дополнительных бумаг, не делая ненужных запросов;
• можно будет использовать данные из электронной книжки при получении государственных услуг на портале;
• у аналитиков и экспертов появится больше информации о реальном положении дел на рынке труда;
• высокий уровень безопасности хранимых данных.

• ЭТК невозможно потерять или испортить;
• Невозможно подделать указанные в базе данные;
• Отмена затрат на ее приобретение;
• Невозможно допустить грамматическую ошибку при вводе, например, информации о наименовании предприятия;
• Доступ к информации через Интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придется копировать и заверять данные о трудовом стаже, например, при оформлении пенсии (и других госуслуг);
• Если отдел кадров находится в другом городе, не придется отправлять туда ТК на хранение, то есть процесс устройства на работу станет проще как для работодателя, так и для работника;
• Повысится уровень защищенности сотрудника от недобросовестного работодателя;
• Уровень аналитики по трудовой деятельности граждан вырастет в разы благодаря централизации данных.

Плюсы и минусы ЭТК

1. ФЗ № 439 от 16.12.2022 о корректировке ТК на предмет того, что данные о трудовой деятельности будут в «цифре».
2. ФЗ № 436 от 16.12.2022 о корректировках ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ, говорящего о правилах подачи данных о работниках в ПФР. Изменения касаются обязанностей работодателя подавать данные в систему.
3. Законопроект 748758-7 о корректировках КоАП РФ, регулирующего штрафы за подачу информации, не соответствующую установленным правилам.

Когда будут введены электронные трудовые книжки?

• Риск утечки персональных данных. Однако ПФР с 1997 года хранит данные физлиц в специально аттестованной для учета и обработки персонифицированной информации высокого уровня, базе, надежность которой проверена временем;
• Увеличение объема отчетности;
• Необходимость повышения квалификации сотрудников кадровых служб. Председатель правления ПФР Антон Дроздов в интервью «Комсомольской правде» сообщил о проведении пилотного проекта с крупнейшими работодателями, «чтобы оценить, как готовы их кадровые службы и информационные системы Пенсионного фонда»;
• Необходимость приобретения соответствующего программного продукта;
• Отсутствие данных о наградах в новой цифровой версии;
• Сложности могут быть и у сотрудников, особенно у тех, кто не очень «дружит» с компьютерами. Но практика показывает, что даже те пользователи, которые очень боялись компьютера, прекрасно его освоили, когда возникла такая необходимость. Поэтому «нет в мире таких крепостей, которые не могли бы взять трудящиеся».

«Остальным гражданам до 31 декабря 2022 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки», — говорится на сайте ПФР.

Обязательна ли электронная трудовая книжка

Нет. С начала 2022 года переход на электронные книжки стал добровольным. Но от бумажных будут всё-таки отказываться. Тем, кто будет поступать на первую работу с 1 января 2022 года, станут оформлять только электронные книжки.

Что такое электронная трудовая книжка

Увидеть трудовую книжку можно через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или через Госуслуги. При необходимости можно сделать бумажную выписку у работодателя на последнем месте работы, через местное отделение ПФР или через МФЦ.

• технически подготовить работу с электронной системой учета занятости сотрудников;
• уведомить сотрудников и получить решение о дальнейшем ведении учета труда;
• сформировать базу электронных трудовых книжек сотрудников всего предприятия;
• продолжить учета по обеим формам в случае желания сотрудника оставить бумажную трудовую книжку.

С переходом на новую систему каждому работающему предложат выбирать из двух вариантов: перейти полностью на цифровой вариант, или сохранить бумажную версию (параллельно с электронной). Для отдела кадров двойной учет будет более сложным, так как нужно дублировать информацию на двух носителях. Но если человек привык к бумажным документам, его право не может быть нарушено.

Старое в новом формате?

Электронная трудовая книжка – это не то же самое, что бумажная версия. По сути, это электронная информационная система, которую будет поддерживать Пенсионный фонд, и в которую будут вноситься данные о трудовой деятельности работников. В новой базе данных будет указаны такие сведения:

Важно! Заявление оформляют рукописным или машиннопечатным текстом, а также в электронной форме. Последняя версия заявления может быть направлена на корпоративную почту организации или руководителя. Порядок подачи обращения устанавливается работодателем.

Дополнительно в уведомлении указывалось о возможности перехода на электронный формат, а также порядок предоставления письменного обращения сотрудника. Работники могли выбрать между переводом документа в электронную форму или сохранением бумажной версии.

Какие сведения входят в ЭТК

Если сотрудник не подавал письменное заявление:

1. за некоторыми категориями граждан, которые не подали письменно обращение, сохраняется право на выбор между переходом на ЭТК или сохранением прежней версии кадрового документа в 2022 году;
2. к ним относятся сотрудники, за которыми сохранялось рабочее место в период временной нетрудоспособности, ежегодного или дополнительного отпуска, что послужило препятствием для исполнения трудовых обязательств;
3. подать заявление позднее могут и граждане, временной отстраненные от работы в соответствии с приказом руководителя;
4. лица, не состоящие в трудовых отношениях по состоянию на конец декабря 2022 года, но обладающие стажем по договорам трудоустройства или контрактной службы, могут обратиться к работодателю в 2022 году.