Ознаклмление с приказом через журнал

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция, как правило, также является локальным нормативным актом работодателя (в редких случаях она является приложением к трудовому договору).

Содержание

Вид основного раздела журнала:

Соответственно и при подписании трудового договора просят работника ставить время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя ставить дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов).

Нормативные материалы:

заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);
работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Также распоряжение может касаться и вообще всех работников. Разумеется, перечислять их ФИО и должности в тексте самого приказа не следует – достаточно описать нововведения и обязать руководителей подразделений, представительств довести текст приказа до всех сотрудников.

Если между руководителем компании и работниками в будущем возникнут какие-либо трудовые споры, то именно данный документ выступает доказательством, что были выполнены работодателем все требования законодательства.

Когда нужен документ

Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов — лиц, которые в нем упомянуты. Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.

Чат-бот. Работодатель может организовать ознакомление с документами с помощью чат-бота. Этот вариант подойдет для работников, у которых нет доступа к ECM-системе, но есть смартфон с доступом в интернет. На основании рыночных данных о продажах смартфонов, можно предположить, что таких работников примерно 70-80%. Сотрудник получает сообщение и ссылку на документ в чат-боте, просматривает документ на смартфоне, нажимает кнопку «Ознакомился».

Наличие ECM-системы (системы электронного документооборота) облегчает эту работу делопроизводителя или специалиста по кадрам. Оповещение о том, что надо подойти, например, в приемную, ознакомиться с документом и расписаться в листе ознакомления может быть разослано в ECM-системе. Офисные работники, имеющие постоянный доступ к ECM-системе, получают задание. В задание вложен электронный документ. Работник знакомится с электронной версией документа на своем рабочем месте, после чего подходит лично в приемную, ставит «живую» подпись, возвращается и выполняет задание. Секретарь или специалист по кадрам контролируют процесс ознакомления, анализируя переписку по задаче.

Современные предприятия – современные возможности

Инфокиоск. Удобный вариант для сотрудников, которые работают в цехах. К тому же данный способ охватит и тех, у кого кнопочный телефон. Работник может получить оповещение из ECM-системы, например, в виде SMS-сообщения о том, что необходимо ознакомиться с документом. Изучить документ можно на экране инфокиоска. Авторизацию работников в инфокиоске можно организовать несколькими способами: путем ввода логина и пароля или считывания данных пропуска (смарт-карты). После авторизации работник открывает задание на ознакомление, изучает документ и нажимает кнопку «Ознакомился». Работодателю важно учесть количество сотрудников и закупить такое количество инфокиосков, чтобы рядом с ними не выстраивалась очередь.

Верховный Суд РФ в п. 34 постановления от 17.03.2022 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее — Постановление № 2) указал, что по делам о восстановлении на работе лиц, уволенных по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, на ответчике лежит обязанность представить доказательства, свидетельствующие о том, что совершенное работником нарушение, явившееся поводом к увольнению, в действительности имело место и могло послужить основанием для расторжения трудового договора. А значит, факт совершения работником дисциплинарного проступка (неисполнения или ненадлежащего исполнения работником его трудовых обязанностей) следует зафиксировать документально.

Этап 1 Документирование факта неисполнения работником трудовых обязанностей

Директор нашла нового кладовщика (наконец-то! хоть и с трудом — никто после такого хозяина идти не хотел),устроили инвентаризацию,упали :(( Товар побит многий,многого не хватает и т.д. и т.п. Прежний кладовщик должен был передать дела новому, но поняв,что его уволят просто на работу забил . Просто не ходит и все. Трудовую не забирал,короче не появлялся.Сразу уточню,жив-здоров,по территории складов погуливает.

Этап 10 Выдача работнику трудовой книжки

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение установленного ч. 2 ст. 373 ТК РФ срока (семь рабочих дней со дня получения проекта приказа и копий документов) направляет работодателю мотивированное мнение в письменной форме.

Правила внутреннего распорядка;
Положение по зарплате;
Правила, согласно которым производится обработка и хранение персональных сведений о всех работниках;
Документы по охране труда (техника безопасности, правила, инструкции и т. д.);
Должностная инструкция (если она есть);
Иные локальные нормативные акты, ознакомление с которыми закреплено в коллективном договоре или других документах.

В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа. Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись.

Кто должен ознакамливать с приказами

Например, ознакомление работников с приказами по основной деятельности может быть поручено секретарю, секретарю приемной руководителя, заведующему канцелярией, делопроизводителю; с приказами по личному составу — начальнику отдела кадров, специалисту или инспектору по кадрам (Выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.2022 N 159) и т.д.

ЛНА, утвержденные в организации на момент представления журнала сотруднику на подпись;
Ф. И. О. и должности работников, которые должны заверять своей подписью факт ознакомления с тем или иным нормативным актом;
структурные подразделения, в которых осуществляют трудовую деятельность сотрудники, расписывающиеся в журнале;
даты ознакомления сотрудников с ЛНА.

Важно! Не считая того, что ознакомление сотрудников с ЛНА — обязанность фирмы-работодателя по закону, соответствующая процедура важна с точки зрения юридического закрепления обязанностей сотрудника, не предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и иными нормативами, но критически значимых при выстраивании трудовых правоотношений между данным сотрудником и работодателем.

Структура журнала

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — образец его оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.

Документ с подписями об ознакомлении требуется для подтверждения факта того, что сотрудник прочитал нормативный акт. Все трудоустроенные граждане должны знать правила работы, условия оплаты труда, свои обязанности и требования по охране труда. При нарушении пунктов нормативных актов и отсутствии подписи об ознакомлении, организация не сможет привлечь работника к ответственности.

Печатать листы ознакомления и подкладывать их к соответствующим положениям или приказам. Когда листов несколько, их рекомендуется сшивать между собой и нумеровать, с целью исключения факта утери.
Вести журнал для ознакомления с нормативной локальной документацией персонала.

Сложности организации ознакомления

Таким образом, работодателю следует обеспечить обучение и инструктаж работников по охране труда, обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда с проставлением работником личной подписи и даты в соответствующих документах: журналах, листах ознакомления. А работников, не прошедших в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, следует отстранить от работы.

Интересно, что наш заказчик в конечном итоге выбрал все же второй вариант «Использование Outlook в связке с программой Overdoc» не смотря на кажущееся неудобство. Прелесть этого варианта оказалась в том, что от ИТ-департамента заказчика не потребовалось «выбивать» бюджет и все сотрудники организации работали на местах, т.е. со стационарных компьютеров, иначе бы установка OverDoc была для них не возможна.

Также в системе DIRECTUM может быть дополнительно настроено периодическое (например, раз в день) оповещение ответственных о не ознакомленных с приказом сотрудников, с указанием их ФИО. Рекомендуется, чтобы эта проверка проводилась не ранее чем за 50% от отведенного срока исполнения задачи.

Вариант 2. Использование Outlook в связке с программой Overdoc

Благодаря службе ввода системы DIRECTUM, при получении входящего письма на закрепленный служебный адрес запускается прикладной сценарий, который анализирует наличие подписи на переданном вложении (узел DigitalSignatures в ESD-документе) и фиксирует факт ознакомления сотрудника по его контактной почте непосредственно на карточке документа (ФИО, дата постановки подписи на документе). ЭП сотрудника также может быть импортирована в систему, вместе с документом в качестве новой версии.

Если принято решение завести журнал, то в него нужно включить все локальные нормативные акты организации. В том числе, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о командировках, Положение о сверхурочной работе и т.п.

Принимая сотрудника на работу, его нужно ознакомить с локальными актами предприятия, которые будут непосредственно регулировать его трудовую деятельность. Факт ознакомления с документами нужно подтвердить подписью сотрудника. На практике существует несколько способов это сделать. Один из вариантов сбора и хранения подписей сотрудников, имеющихся в распоряжении кадрового специалиста – журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Предлагаем заполненный образец журнала, подготовленный нашими сотрудниками. Вы можете скачать наш образец и покупать его не потребуется.

Вариант фиксации сведений об ознакомлении – журнал

запрос нужных документов у будущего работника;
ознакомление с локальными актами, имеющими отношение к его предстоящей работе;
подписание трудового договора;
издание приказа руководителя о приеме нового работника;
заполнение личной карточки работника;
внесение записи в трудовую книжку.

Печатать листы ознакомления и подкладывать их к соответствующим положениям или приказам. Когда листов несколько, их рекомендуется сшивать между собой и нумеровать, с целью исключения факта утери.
Вести журнал для ознакомления с нормативной локальной документацией персонала.

zhurnal_oznakomleniya.jpg

Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами

Лист ознакомления может как являться приложением к трудовому договору (тогда в списке будут содержаться документы, положениями которых должен руководствоваться занимающий конкретную должность работник) так и быть отдельным документом.

Какие последствия неподписания документа

Документ представлен таблицей, в которую заносятся сведения о сотрудниках, ознакомившихся с актами. Прописываются должность, ФИО и дата ознакомления. Ставится автограф. Недопустима подделка росписей участников. Срок хранения данной юридической бумаги неограничен.