Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
При передаче трудовых книжек ответственное лицо проверяет соответствие количества передаваемых документов тому, которое указано в акте. Также проверяется принадлежность трудовых. Если какой-либо из трудовых книжек не обнаружится впоследствии, то отвечать за это придется уже новому сотруднику кадровой службы, который подписал акт.
- Составить акт приема-передачи в произвольном виде (что весьма неудобно для крупных работодателей).
- Разработать и утвердить шаблон документа, который будет использоваться постоянно при передаче документов.
Создание комиссии
Когда работник не забрал трудовую при увольнении, а написал работодателю письменную просьбу об отправке ее по почте, то акт приема-передачи также не нужен, так как трудовая отправляется ценным письмом с описью вложения.
Одним из основных документов, обязательных к составлению (и последующему хранению в течение законодательно утвержденного срока) при реализации означенной процедуры, является акт приема-передачи трудовых книжек.
Передача полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек
Законодательно установленной формы акта приема-передачи трудовых книжек не существует. При этом в большинстве организаций, как правило, имеется собственный утвержденный шаблон данного документа, составленный с учетом конкретных пожеланий и требований руководства к кадровому делопроизводству.
Оформление
Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. Главная функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.
- наверху документа находится «шапка», в которой указывается наименование организации, ее юридический адрес, дата и место составления акта;
- под «шапкой» по центру располагается название документа и его номер;
- ниже начинается текст документа. Он может выглядеть следующим образом: «На основании приказа от 25 марта 2022 года № 456 «О назначении лица, ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек ООО «Мамонт» начальник отела кадров Скромная А.Т. передает, а ведущий инженер отдела кадров Спесивцева Д.Л. принимает трудовые книжки и вкладыши к ним». Ниже под вводной частью располагается таблица с графами, в которые вносятся сведения о каждой книжке;
- завершают акт подписи и расшифровки подписей составивших его лиц.
Делегировать подобные обязанности по обеспечению учета и хранения трудовых книжек в пользу другой организации или физического лица работодатель не вправе. На это указывает п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2022 года.
Передача трудовых книжек
В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.
Акт должен быть заверен подписями представителей организаций или же уполномоченных лиц. Документ можно заверить печатями, но не обязательно (с 2022 года наличие печати у юридических лиц не является требованием со стороны закона, а носит добровольный характер).
trudovaya.jpg
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Ответ: Иногда трудовую книжку необходимо выдать работнику на руки, например, для предъявления трудовой в Пенсионный фонд. В этом случае работнику акт приема-передачи составлять не нужно. Но для подтверждения получения данного документа работником, от него можно потребовать расписку, а также получить от работника подпись в книге учета движения трудовых (Читайте также статью ⇒ Трудовая книжка в электронном виде — когда можно будет оформить).
Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных. Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте.
Форма акта приема-передачи законом не оговорена и оставлена на усмотрение работодателя. Как правило, в организации существует разработанная форма, которая и заполняется при передаче трудовых книжек и вкладышей к ним.
В каких случаях составляется акт
Поскольку движение трудовых книжек фиксируется в установленном вышеупомянутыми правилами порядке в Журнале учета движения трудовых книжек, отметка о выдаче работнику книжки делается именно там. В момент получения книжки работник проставляет в соответствующей графе дату и подпись, свидетельствующую о том, что книжка им получена. До момента возврата книжки (если книжка взята для оформления пенсии) ответственность за ее хранение несет работник.
Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.
Заполнение информационной шапки документа
Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.
Как составлять документ
Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.
Так, бланк акта приема-передачи может содержать один и более листов, в зависимости от количества трудовых книжек на предприятии. Все листы акта необходимо связать крепкой нитью, после чего край загнуть и поверх приклеить бумагу, где будет отмечено количество листов, дата составления документа, а также подписи ответственных лиц за проведение процедуры.
Акт должен оформляться в одном экземпляре, который по факту завершения составления передается в архив компании для последующего сохранения. Также, исходя из ФЗ № 125 от 22.10.2022г. «Об архивном деле», подобные документы должны храниться в архиве компании на протяжении 75 лет.
Особенности составления акта-приема передачи трудовых книжек
Также документ содержит вторую таблицу, отражающую сведения о вкладышах и чистых бланках, состоящих на учете в компании. Во второй таблице прописываются серии и номера книжек по тому же принципу, что и в рассмотренном варианте.
- оформить трудовую книжку на впервые трудоустраивающегося работника;
- вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе о работе по совместительству, если время работы у данного работодателя оказывается более пяти дней;
- заменить трудовую книжку в случае утраты или необратимого повреждения;
- выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения.
Трудовое законодательство и трудовая книжка
Поскольку движение трудовых книжек фиксируется в установленном вышеупомянутыми правилами порядке в Журнале учета движения трудовых книжек, отметка о выдаче работнику книжки делается именно там. В момент получения книжки работник проставляет в соответствующей графе дату и подпись, свидетельствующую о том, что книжка им получена. До момента возврата книжки (если книжка взята для оформления пенсии) ответственность за ее хранение несет работник.
В каких случаях составляется акт
Форма акта приема-передачи законом не оговорена и оставлена на усмотрение работодателя. Как правило, в организации существует разработанная форма, которая и заполняется при передаче трудовых книжек и вкладышей к ним.
Когда работник не забрал трудовую при увольнении, а написал работодателю письменную просьбу об отправке ее по почте, то акт приема-передачи также не нужен, так как трудовая отправляется ценным письмом с описью вложения.
В акте, подготавливаемом обычно на фирменном бланке организации, указываются лица, между которыми происходит передача трудовых книжек (их Ф.И.О, должности), приводится перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием их владельцев и номеров, при необходимости добавляются примечания). В акте должна быть приведена дата передачи, а сам акт заверяется подписями лица, сдавшего трудовые книжки, и сотрудника, их принявшего.
Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей
Трудовая книжка работника является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 1, ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 2, п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2022 № 225).
Основной задачей данного формирования является проверка фактического наличия всех трудовых книжек, которые числятся документально. Комиссия составляет особый акт приема-передачи от одного ответственного субъекта другому.
Особенности процесса передачи трудовых книжек
Акт приема-передачи трудовых книжек правомерно оформлять на чистом белом листе формата А4, либо, что более уместно, на фирменном бланке организации. При этом нет разницы между оформлением акта в письменном виде от руки и в оформлении документа посредством компьютера.
Особенности составления акта-приема передачи трудовых книжек
Трудовая книжка является основным кадровым документом работника. В ней фиксируются факты его трудоустройства, отметки о переводе с должности, а также раскрываются причины увольнения. Важность рассматриваемого документа обуславливает необходимость ведения грамотного учета. Однако, когда в компании меняется субъект, ответственный за ведение учета трудовых книжек, необходимо оформлять специальный документ – соответствующий акт для передачи полномочий по хранению указанных бумаг.
- Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
- Дата и место составления документа.
- В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
- Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
- Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
- Итоговое количество книжек.
- Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.
Акт приема – передачи трудовых книжек: образец
В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом.
Порядок принятия документов по акту приема-передачи трудовых книжек
Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.
Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.
Указываются лица, принимающие и передающие обязанности, а также общее число полученных документов и общее число вкладышей. Обязательным является наличие подписей. Отдельно составляется акт передачи трудовой книжки работнику на руки. Он необходим для того, чтобы работодатель получил подтверждение от уволенного сотрудника о том, что документ был выдан на руки в день увольнения. После подписания риск предъявления претензий со стороны уволенного работника является минимальным.
Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек
⏬Акт приема и передачи трудовых книжек — образец документа — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
При передаче трудовых книжек ответственное лицо проверяет соответствие количества передаваемых документов тому, которое указано в акте. Также проверяется принадлежность трудовых. Если какой-либо из трудовых книжек не обнаружится впоследствии, то отвечать за это придется уже новому сотруднику кадровой службы, который подписал акт.
Бланк акта приема — передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:
Когда составляется акт передачи трудовых книжек
В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.
Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.
Создание комиссии
Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.
Процесс передачи трудовых книжек
Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.
