Правила ведения трудовых книжек в рф 2022

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Правила ведения трудовых книжек. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

Содержание

Общие правила

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2022 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки.

2) при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

Информация для работников.

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

корректировка локальных нормативных актов или принятие новых;
внесение изменений в соглашения и коллективные договоры (при необходимости);
обеспечение технической готовности к передаче данных в электронном виде в информационную систему ПФР;
уведомление работников в письменной форме об изменениях законодательства в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, об их праве на сохранение и последующее ведение работодателями бумажных трудовых книжек на основании соответствующего заявления, о выдаче на руки трудовых книжек по окончании 2022 года при непредставлении указанного заявления. Стоит отметить, что ПФР не исключает возможности установления конкретного срока для проведения такого уведомления (сейчас обсуждается 1 июля следующего года), чтобы у работников было достаточно времени подумать о том, хотят ли они сохранить бумажные трудовые книжки. Более того, сведения о принятии соответствующего решения, возможно, будут передаваться в фонд – проект формы СЗВ-ТД может быть дополнен специальной графой для указания данной информации. Роструд в свою очередь считает целесообразным закрепление возможности продления срока подачи заявления о сохранении трудовых книжек в некоторых случаях. «Например, когда женщина находится в отпуске по уходу за ребенком и работодатель не смог с ней связаться в установленный срок», – пояснил Иван Шкловец.

Разумеется, анализ принятых в первом чтении законопроектов позволяет сформировать лишь примерное представление о том, как предполагается выстраивать взаимодействие ПФР и работодателей в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Во-первых, сами тексты проектов с большой вероятностью будут скорректированы ко второму чтению (дата проведения которого пока точно не определена). Во-вторых, изменения, обусловленные переходом к так называемым электронным трудовым книжкам, будут вноситься не только в федеральные законы, но и в большое количество подзаконных нормативных актов – на данный момент определен только перечень подлежащих корректировке правительственных актов (среди них: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2022 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Правительства РФ от 2 октября 2022 г. № 1015 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий» и многие другие). Таким образом, только после разработки всего массива проектов изменений в нормативные акты можно будет сформировать полную картину трансформации кадрового делопроизводства.

«Дублирование» информации

При этом трудовые книжки согласно законопроекту о внесении изменений в ТК РФ на протяжении следующего года необходимо будет вести в прежнем порядке, то есть в данные о трудовой деятельности работников будут параллельно существовать и в бумажной трудовой книжке, и в электронной, формируемой в информационной системе ПФР. Причем если до конца 2022 года работник подаст письменное заявление о дальнейшем ведении трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель будет обязан продолжать вести ее. Не подавшим такое заявление лицам трудовые книжки будут выданы на руки по окончании года, при этом работодатель освобождается от ответственности за их хранение. Скорее всего, перед выдачей книжки работнику в нее будет вноситься соответствующая «закрывающая» запись – ее формулировку, как сообщил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец в ходе одного из онлайн-семинаров, проводимых компанией «Гарант», планируется предусмотреть в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Таким образом, с 2022 года сведения о трудовой деятельности таких работников будут формироваться исключительно в электронном виде.

Запасаться бланками для сдачи СЗВ-ТД не обязательно. Формировать отчеты можно автоматически с помощью соответствующего ПО, например, от 1С или других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Электронные трудовые книжки 2022: нормативная база

не нужно будет приобретать и хранить бланки;
отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;

ПФР обращает внимание граждан, что переход на электронные документы не несет принудительный характер для застрахованных граждан, ранее имевших бумажные носители. Граждане же, впервые устроившиеся на работу в 2022 году, выбора иметь не будут — для них оформление электронной версии трудовой книжки станет единственным вариантом.

Электронная трудовая книжка, как сообщает Пенсионный фонд РФ, это цифровой формат трудовой книжки, который полностью исключает физический носитель (бумагу) и позволяет всем работающим иметь доступ к сведениям о своей профессиональной деятельности в онлайн-режиме в любое время.

Изменения законодательства

Правительственная комиссия по законопроектной деятельности в июле 2022 года одобрила проект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования информации о трудовой деятельности в электронном виде)» и внесение изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которые позволяют с 2022 года вести сведения о трудовой деятельности сотрудников — приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении — в электронном виде.

С 1 января 2022 года форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (приём на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

В 2022 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевёлся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

II. Получить от сотрудника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практикуется крайне редко. Однако если в договоре всё же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его.

наименование работодателя, сведения об изменении наименования работодателя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя);
регистрационный номер работодателя;

Как вести электронную трудовую книжку

Учитывая, что нововведение затрагивает порядка 4,7 миллиона юридических лиц и 58,7 миллиона работников, в федеральном законе предусмотрен переходный период в течение 2022 года. Каждый работодатель обязан в течение этого времени провести следующие мероприятия:

Как работодателю подготовиться к нововведениям

Во-вторых, если в течение 2022 года случаев приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки у конкретного сотрудника не было, то сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2022 года у данного работодателя нужно представить не позднее 15 февраля 2022 года.

Стоит отметить, что 2022 год – это последний год, когда, оформляясь на первое место работы, можно оформить бумажную трудовую книжку. С 2022 года все трудовые книжки новых работников будут только в электронном виде.

Основные правила заполнения трудовых книжек

Законодатели объяснили основные правила заполнения трудовых книжек. Работодатель должен до 30 июня 2022 года проинформировать наемного работника о введении на предприятии учета о трудовой деятельности в электронном виде. До конца 2022 года сотрудник должен выбрать способ учета своей трудовой деятельности: обычную трудовую книжку или электронную. Для этого необходимо письменное заявление работника. В случае отсутствия такого заявления по каким-либо причинам. Учет трудовой деятельности необходимо будет вести в двух вариантах: на бумаге и в электронном виде.

Как правильно вносить записи

На титульном листе необходимо записать сведения о сотруднике: ФИО; число, месяц, год рождения; образование, профессию и специальность. Не допускается использование сокращений. ФИО должны соответствовать документу, удостоверяющего личность (паспорт, загранпаспорт, водительские права, военный билет).

Необходимо пересмотреть документы, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и при необходимости внести изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

С 1 января 2022 форму СЗВ-ТД нужно подавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней необходимо отражать произошедшие за месяц кадровые изменения. Первый отчет нужно будет отправить не позднее 15 февраля 2022 года.

Что нужно знать работодателю

Данную информацию работодатель будет обязан направлять в электронном виде в ПФР ежемесячно. Дополнительные программные ресурсы для этого не требуются – сведения будут предоставляться через существующую систему персонифицированного учета ПФР.

В главный трудовой документ работника вносятся сведения о самом сотруднике, должности, о переводах на другую постоянную работу, о награждении за успехи в работе; об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора).

Как правильно вносить записи

Электронная трудовая книжка — что это, основные преимущества

о месте работы человека на сегодняшний день;
о периодах службы;
о занимаемой должности;
о присвоенной квалификации;
точные даты приема на работу, ухода на другую должность, увольнения;
основания, по которым трудовой договор с сотрудником был прекращен.

Изменения законодательства

Для внесения записи о внешнем совместительстве сотрудник должен представить по основному месту работы документ, подтверждающий дополнительную трудовую деятельность у другого работодателя. В качестве такого документа может выступать справка с места работы, а также заверенные копии приказа или трудового договора.

Кто должен вести трудовые книжки

Примечание: на самого себя ИП трудовую книжку не ведет. Очевидно, что заключить трудовой договор сам с собой предприниматель не может, т. е. в соответствии со ст. 20 ТК РФ, работником, как одной из сторон трудовых отношений, он не является. А трудовые книжки ведутся только в отношении работников (ст. 66 ТК РФ).

Действующие бланки трудовых книжек

Обратите внимание: в бланке трудовой книжки под чертой, предназначенной для подписи ответственного лица, написано «разборчиво». Нормативные акты трудового законодательства данное понятие не конкретизируют. Поэтому специалисты рекомендуют должностному лицу не ставить личную подпись, а записывать в данной строке четко и разборчиво свою фамилию.