Правила заполнения трудовых книжек 2022 с комментариями

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Приложение 1. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Информация об изменениях:

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

ГАРАНТ:

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2022 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2022), в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2022 году. С 01.01.2022 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2022 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2022–2030 годы».

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2022 года.

Инструкция заполнения трудовых книжек 2022 также содержит форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

• 1 графа — проставляется порядковый номер текущей записи;
• 2 графа — дата, с которой работник зачислен в штат;
• 3 графа — полное и сокращенное названия организации-работодателя, точное наименование должности по штатному расписанию, квалификация;
• 4 графа — номер и дата приказа о зачислении в штат.

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

Шаг 1. Пересмотреть и доработать локальные нормативные акты компании с учетом новых требований по формированию сведений о трудовой деятельности. То есть привести в соответствие ту часть документов, где говорится о трудовых книжках. Если в компании есть профсоюз, согласовать изменения с ним.

Например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3. Заполнение сведений о работе

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Трудовым законодательством не предусмотрена выдача трудовой книжки работника по его доверенности родственникам или иным лицам. Трудовой кодекс РФ прописывает определенную «схему» передачи трудовой книжки работнику в случае его неявки за книжкой в последний день работы (ст. 84.1): работнику отправляется уведомление о необходимости явки за трудовой книжкой, а при согласии работника книжка высылается ему почтой. Именно этой «схемы» и предпочитают придерживаться кадровики. Выдавать же трудовые книжки по доверенности они просто опасаются. Ведь штрафы за нарушение трудового законодательства для организаций и должностных лиц сегодня велики.

Откуда пошло требование об обязательности сейфа для трудовых книжек?
Пустые бланки и заполненные трудовые книжки и вкладыши – это не одно и то же?
Какие категории работодателей должны храненить трудовые книжки и вкладыши в них именно в сейфах?
Где хранить трудовые книжки работодателю-предпринимателю без офиса?

Материалы по теме:

Как правило, когда работник не согласен со своим увольнением, он при его оспаривании указывает на все нарушения, какие, по его мнению, совершил работодатель при расставании. Одно из таких нарушений, и довольно распространенное, – это несвоевременная выдача работнику его трудовой книжки. Может ли это нарушение быть поводом к восстановлению работника на прежней работе?

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3. Заполнение сведений о работе

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек, граждане должны документально доказывать все прошлые карьерные изменения, в том числе и прохождение военной службы. Например, требуется предъявить оригинал военного билета.

• на вкладыше и на титульном листе должен стоять штамп организации если он есть;
• печать ставит уполномоченный сотрудник в правом углу титульного листа;
• следом за штампом ставится серийный номер книжки;
• записи требуется проставлять в хронологическом порядке;
• на основном листе проставляется дата заведения вкладыша, ниже работодатель подписывает документ и закрепляет печатью;
• вкладыш считается недействительным, если в нем нет записей или допущены ошибки.

Оформление вкладыша

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
3. Те, кто впервые устроится на работу с 2022 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2022 году бумажную трудовую еще могут оформить.
4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Запасаться бланками для сдачи СЗВ-ТД не обязательно. Формировать отчеты можно автоматически с помощью соответствующего ПО, например, от 1С или других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

• получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
• избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
• использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
• дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Вносим запись о поощрении и награждении

• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
• использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
• новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Что будет представлять собой электронная трудовая книжка?

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Погрешности, ошибочные, неполные записи в трудовой (и вкладыше к ней) подлежат корректировке. Правки вносятся по правилам, которые определяет ч. 4 ПП РФ № 225. Во-первых, исправляют ошибки по месту работы, где они были совершены, либо на новом рабочем месте, но на основании документального подтверждения от нанимателя, который ее допустил. Во-вторых, ошибочные записи не зачеркивают, а признают недействительными, после чего рядом записывают правильный их вариант.

Основные положения Инструкции по заполнению, утв. Постановлением Минтруда № 69

Данная норма в полной мере распространяется и на ООО, т. к. для них, а также акционерных обществ в 2022 г. обязанность по изготовлению и использованию печати отменена. Исключением является ситуация, при которой данное обязательство прописано в Уставе.

Распространенные ошибки при оформлении трудовых

После этого в гр. 4 записывают реквизиты приказа нанимателя о принятии на работу, на основе которого сделана неверная запись. Как вариант, указывают реквизиты иного документа, согласно которому привнесены правки.

Практически все организации имеют наемных работников. Ведение кадрового учета является достаточно объемным участком работы. На больших предприятиях для оформления отношений с сотрудниками имеются специальные кадровые службы. Специалисты – кадровики быстро и качественно проводят операции, касающиеся кадрового учета в организации.

Что такое трудовая книжка. История вопроса.

Трудовая книжка – один из самых важных документов гражданина. Вплоть до настоящего времени она является подтверждением трудового стажа работника, это история профессиональной жизни гражданина и весьма капризный документ. При правильном и своевременном внесении информации в книжку проблем с определением длительности работы и, как следствие, с назначением пенсии не возникнет.

Общие вопросы заполнения трудовой книжки

В процессе деятельности работник может получить от администрации предприятия награждение за успехи в работе, например. Данные о таких награждениях вносятся аналогично сведениям о работе. То есть должен стоять порядковый номер, дата и запись как именно наградили работника. В последней графе указывается приказ, на основе которого получена награда.

Для формирования базы в ПФР по электронным трудовым книжкам работодатель должен ежемесячно сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Удобнее его формировать в программе 1С: ЗУП — в этом случае его можно заполнять автоматически и направлять в Пенсионный фонд через 1С: Отчетность.

Электронные трудовые книжки

В Постановлении Правительства РФ от 25.03.2022 г. № 225 в гл. 7 указывается, что ответственность за ведение трудовых книжек (а, значит, и за их отсутствие) лежит на работодателе. При этом дисциплинарную и уголовную ответственность несет конкретное должностное лицо, а материальную — организация работодателя (руководитель, директор или другое ответственное за это лицо).

Правила заполнения бумажных трудовых в 2022 г.

• записи производятся ручкой фиолетового, синего или черного цвета;
• если сведения о работодателе вносятся впервые, можно использовать специальный штамп;
• нельзя сокращать слова (не относится к аббревиатурам);
• при написании даты в книжке нужно указать дату и месяц, используя по две цифры, а затем год, используя четыре цифры; для титульного листа месяц должен прописываться в буквенной форме;
• каждая запись нумеруется последовательно сквозным методом;
• при использовании всех страниц в книжку в конце вставляется вкладыш;
• если у нанятого работника еще нет трудовой книжки, работодатель оформляет ее на основании предоставленных работником документов в течение недели после приема на работу (среди личных данных указывается также дата рождения). Если сотрудник будет впервые устраиваться на работу в 2022 году, то для него трудовая книжка будет оформляться только в электронном виде;
• из диплома или другого документа данные в трудовую книжку должны переноситься без изменений;
• при приеме на работу сначала нужно вписать название предприятия, а потом делать запись под номером «1».