Библиотечный фонд план счета

С 01.01.2022 учет объектов библиотечного фонда в составе основных средств ведется на счете 101 08 «Прочие основные средства» (п. 53 Инструкции N 157н). Ранее учет осуществлялся обособленно на счете 101 07 «Библиотечный фонд». В связи с этим бюджетным учреждениям необходимо перевести учтенные по состоянию на 01.01.2022 объекты библиотечного фонда в соответствующую группу учета основных средств.

не нумеруются как самостоятельные инвентарные объекты. Таким объектам не присваиваются инвентарные номера (п. 46 Инструкции N 157н). Регистрационные знаки и номера проставляются в отношении предметов в ходе внутрибиблиотечного учета (в регистрационных карточках, книгах);
отражаются общей суммой в инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Для аналитического учета объектов библиотечного фонда открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п. 54 Инструкции N 157н);
не включаются в инвентарные списки нефинансовых активов. В соответствии с п. 54 Инструкции N 157н инвентарные списки по объектам библиотечного фонда не ведутся.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Если предметы библиотечного фонда не приносят учреждению экономические выгоды, не имеют полезного потенциала, то подлежат учету на забалансовых счетах. С этой целью используется забалансовый счет 02 «Материальные ценности, принятые на хранение». Дальнейшее начисление амортизации на указанные объекты имущества не производится (разд. 3 Приложения к Письму Минфина России от 15.12.2022 N 02-07-07/84237). Информация о таких объектах основных средств подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Исходя из положений п. 9 ФСБУ «Основные средства», п. 45 Инструкции N 157н единицей учета основных средств является инвентарный объект. Однако п. 10 Стандарта позволяет объединять библиотечные фонды в комплекс основных средств ввиду одинакового срока полезного использования и несущественной стоимости.

С учетом п. 15 Инструкции N 148н, а также Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы , срок полезного библиотечного фонда устанавливается в диапазоне от 15 до 20 лет (код 190001000, 7-я группа). При этом в Письме Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505 рекомендуется начиная с 2009 г. срок полезного использования библиотечного фонда принимать равным 15 лет.

Для ведения суммарного учета в библиотеках образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы Книги суммарного учета библиотечного фонда дифференцированно: для библиотек высших учебных заведений, для библиотек средних специальных учебных заведений, для библиотек общеобразовательных учреждений. Формы книг приведены в Приложениях 1, 2, 3 к Методическим рекомендациям (п. 7 Методических рекомендаций).

счет 23 “Периодические издания для пользования“. Периодические издания учитываются за балансом в условной оценке 1 руб. за один объект учета — номер журнала, годовой комплект газеты. Списание периодических изданий оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144). Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

При этом стоит учитывать, что индивидуальный учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования студентами и учащимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком

Выбытие библиотечных фондов оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков этой литературы. В акте в обязательном порядке прописываются причины и обоснования исключения литературы из фондов библиотеки. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание документов утверждаются ректором (проректором), директором учебного заведения.

Содержание

Учет библиотечного фонда в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8

2. периодические издания, в свою очередь, можно относить к библиотечному фонду, но они учитываются за балансом по условной стоимости 1 рубль – 1 объект (покупка периодики отличается от покупки основных средств: затраты сразу относятся на счета расходов или финансовый результат, в зависимости от вида учреждения, а периодическое издание отражается сразу на забалансовом счете, покупка же отражается как покупка материальных запасов);

В серии статей, посвященных учету основных средств в учреждениях госсектора, мы поговорили обо всех основных операциях: поступление, принятие к учету, введение в эксплуатацию, перемещение, списание, а также разобрали учет основных средств на забалансовых счетах. И, как было выяснено, основные средства, общая стоимость которых ниже 10000 рублей, при введении в эксплуатацию списываются на счета за баланс, а вся сумма относится на затраты учреждения. При работе с библиотечным фондом в бухгалтерском учете существует немного иной порядок. В этой статье мы остановимся на учете библиотечного фонда в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0».

Поясню: в нашем примере конечная стоимость единицы 1030 рублей, если бы речь шла об обычном основном средстве, вся стоимость была бы отнесена на выбранные счета затрат, а учет единицы основного фонда велся бы на специально предусмотренных счетах вне баланса учреждения. В случае же с библиотечным фондом: если отдельная единица стоимостью меньше 100000 рублей – при введении в эксплуатацию амортизация начисляется в размере 100 процентов. Для обеспечения правильности заполнения в программе предусмотрены проверки: если будет выбран счет 101.38, а вид погашения стоимости «Списание при вводе в эксплуатацию» – программа выдаст предупреждение:

6. для учета существует отдельный аналитический код вида синтетического счета в Плане счетов: 7 «Библиотечный фонд». Для учреждений казенного типа используется счет 101.37, для бюджетных и автономных учреждений – используются счета 101.27 и 101.37.
Покупка, принятие к учету, введение в эксплуатацию выполняются стандартными документами в программном продукте «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0».

5. ограничения по стоимости отсутствуют: вне зависимости от стоимости – при введении в эксплуатацию библиотечный фонд не выбывает на забалансовые счета (единственное: при стоимости до 40000 рублей амортизация списывается в размере 100 процентов при введении в эксплуатацию, при стоимости более 40000 рублей – придерживаясь принятых норм амортизации);

Учет библиотечного фонда

Прежде всего отмечу, что деятельность библиотек в настоящее время регулируется: Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле», приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов…», приказом Минкультуры России от 2 декабря 1998 г. № 590 «Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда».

– до выделения субсидий из соответствующего бюджета образовательные учреждения должны руководствоваться нормами приказа Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению». Если же учреждению будут выделены субсидии – строить систему бухучета будет необходимо в соответствии с приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению», но в рамках Единого плана счетов. Остановимся на организации бухгалтерского учета подробнее.

При поступлении библиотечного фонда активы необходимо принять к учету по сформированной стоимости с отражением в учете особо ценного и иного движимого имущества. Перечень такого имущества устанавливает главный распорядитель. При этом, если Инструкция № 162н для отражения библиотечного фонда предусматривает счет 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения», то в Инструкции № 174н применяются счета: 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения», 101 28 000 «Прочие основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения».

Итак, в соответствии с действующими нормами библиотека образовательного учреждения на правах оперативного управления владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ней имуществом в пределах, установленных законодательством РФ. Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от их вида и материальной основы. При этом бухучет библиотечного фонда организуется на основании общих требований, установленных Единым планом счетов (приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н) с учетом следующих особенностей:

Активы, составляющие библиотечный фонд, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств с применением счета 101 07 «Библиотечный фонд» Единого плана счетов. Для учета периодических изданий, приобретаемых для комплектации библиотечного фонда, следует использовать счет 23 «Периодические издания для пользования».

Бюджетный учет библиотечного фонда

Порядок бухгалтерского учета библиотечного фонда одинаков как для самостоятельных библиотек, так и для учреждений, имеющих библиотечные фонды, например, библиотек исправительных колоний. Рассмотрим в статье бюджетный учет операций по поступлению и выбытию объектов библиотечного фонда.

В первоначальную стоимость названных фондов, как и в стоимость других основных средств, входит сумма фактических вложений в их приобретение или изготовление (создание) с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ) (п. 23 Инструкции N 157н).

Начисление амортизации прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта или за месяцем его выбытия с бухгалтерского учета. Начисленная в размере 100% стоимости амортизация на объекты, которые пригодны для дальнейшей эксплуатации (использования), не может служить основанием для принятия решения об их списании по причине полной амортизации и (или) нулевой остаточной стоимости (п. 87 Инструкции N 157н).

Инвентарные карточки регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. 0504033). Опись ведется в одном экземпляре в бухгалтерии учреждения в целях контроля за сохранностью инвентарных карточек. Опись сдается в архив, когда в ней имеются отметки о выбытии объекта основных средств по последней инвентарной карточке. Регистрация производится по соответствующим счетам бухгалтерского учета. При выбытии и перемещении основных средств указываются дата (число, месяц, год) и номер журнала операций по выбытию и перемещению объектов нефинансовых активов (ф. 0504071).

На объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию, а свыше 40 000 руб. — в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации (п. 92 Инструкции N 157н).

Учет библиотечного фонда по новым правилам

Объекты основных средств, срок полезного использования которых одинаков, стоимость которых не является существенной (например, библиотечные фонды), могут в соответствии с принятыми положениями учетной политики объединяться учреждением в один инвентарный объект, признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств (п. 10 СГС «Основные средства»).

Согласно п. 220 Инструкции № 157н при определении размера ущерба, причиненного хищениями, потерями от порчи материальных ценностей, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов. Но в п. 86 Инструкции № 162н отмечено, что суммы выявленных хищений, потерь от порчи имущества, отнесенные на виновных лиц, отражаются по текущей оценочной стоимости. Она определяется методом рыночных цен на основании данных о сделках с аналогичным или схожим активом, совершенных без отсрочки платежа, в сумме денежных средств, необходимых при продаже (приобретении) упомянутых активов на дату принятия к учету (п. 25 Инструкции № 157н).

Для группового учета объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п. 54 Инструкции № 157н,Приказ Минфина РФ № 52н). Данная карточка открывается на основании акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), а закрывается на основании акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144).

В казенных учреждениях библиотечный фонд, за исключением периодических изданий, входящих в его состав, учитывается на счете 0 101 38 000 «Прочие основные средства – иное движимое имущество учреждения» (п. 5 Инструкции № 162н, ч. 3 Методических рекомендаций по применению Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства» (приложение к Письму Минфина РФ от 15.12.2022 № 02-07-07/84237).

При этом по объектам основных средств, включенным согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» в 1 – 9-ю амортизационные группы, срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для указанных амортизационных групп.

Как вести учет библиотечного фонда

Цели учета.
Метод отслеживания достоверности информации.
Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
Регистры для индивидуального и общего учета.
Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
Методы маркировки.
Особенности хранения документов.
Причины выбытия бумаг.

Подготовка файлов, которые нужно списать.
Формирование комиссии, ответственной за исключение.
Ознакомление участников комиссии с бумагами, которые нужно списать.
Подготовка файлов на выбытие.
Заключение акта о списании.
Подготовка бумаг, подтверждающих утрату файлов.
Утверждение акта о выбытии.
Направление акта в бухгалтерию, его регистрация.
Фиксация изменений в учетной документации.
Проведение процедур по перераспределению файлов.
Уведомление учредителя о том, что состав имущества изменился.

Библиотечный фонд – это совокупность всех книг и документов, хранящихся в библиотеке. Его нужно обязательно учитывать. Все сведения, касающиеся фонда, каждый год направляются в Единый информационно-вычислительный центр Минкультуры. Ответственность за достоверность всей предоставленной информации несет руководитель библиотеки. Грамотный учет позволяет предупредить сложности при сборе этих данных. Правильный учет представляет собой совокупность правил и норм, направленных на обобщение и фиксацию сведений. Он подразделяется на 2 части: фиксация поступления документов и их выбытия.

Если документы пришли в ветхость или устарели, они могут быть безвозмездно переданы ФЛ или ЮЛ. Если файлы не востребованы в течение полугода, они могут быть отправлены в центры вторичного сырья.
Если в фонде есть непрофильная документация, она может быть отправлена в обменный фонд. Потом файлы безвозмездно отправляются НКО или коммерческим компаниям.

К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.

Дебет счетов 1 401 01 226 “Расходы на прочие работы, услуги“, 2 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)“
Кредит счета 1 (2) 302 09 730 “Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг“.

Налог на имущество. В соответствии со ст. 374 НК РФ объектом обложения налогом на имущество признается движимое и недвижимое имущество (в том числе имущество, переданное во временное владение, пользование, распоряжение, доверительное управление, внесенное в совместную деятельность или полученное по концессионному соглашению), учитываемое на балансе в качестве объектов основных средств в порядке, установленном для ведения бухгалтерского учета. Относительно бюджетных учреждений данный порядок предусматривается Инструкцией N 148н. Поскольку библиотечный фонд относится к объектам основных средств, следовательно, на них необходимо начислять налог на имущество в общеустановленном порядке (Письма Минфина России от 15.06.2006 N 03-05-01-04/133, от 14.02.2006 N 03-06-01-04/33).

Дебет счета 1 (2) 206 09 560 “Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за прочие работы, услуги“
Кредит счетов 1 304 05 226 “Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг“, 2 201 01 610 “Выбытия денежных средств учреждения со счетов“;

Стоит отметить, что многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти экземпляров. Причем два-три экземпляра таких документов записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

Согласно положениям Инструкции N 148н, а также с учетом разъяснений, приведенных в Письме Минфина России от 20.05.2009 N 02-06-10/2062, операции по приобретению периодических изданий для пополнения библиотечного фонда отражаются в бухгалтерском учете следующими бухгалтерскими записями:

Библиотечный фонд план счета

1.5.1. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.

В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).

Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.

3.1.10. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.

2.2. Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления — в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.

Госучреждения начисляют амортизацию ОС линейно в течение срока их службы. Также действует правило ежемесячных начислений в размере 1/12 годовой суммы. Амортизационные начисления начинают отражать в месяце, следующем за месяцем ввода объекта в эксплуатацию.

В бюджетном учреждении по приказу 174н для записи проводок по амортизационным отчислениям предназначены аналитические счета, оканчивающиеся на 410, которые используются в следующей транзакции: Дт 040120271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960271, 010970271, 010980271, 010990271) Кт 010400000 «Амортизация» (010410410, 010420410, 010430410, 010440410, 010460410, 010490410).

Остальные госучреждения, ведя бухгалтерский и налоговый учет ОС в 2022-2022 годах, кроме единого плана счетов, используют планы счетов, утвержденные приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (бюджетные учреждения) или от 23.12.2010 № 183н (автономные учреждения) и другие нормативные акты.

на объект ОС стоимостью свыше 100 000 руб. амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными нормами амортизации;
на объект ОС стоимостью до 10 000 руб. включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, амортизация не начисляется, стоимость объекта сразу списывается в затраты, далее ОС учитывается на забалансовом счете 21;
на объект библиотечного фонда стоимостью до 100 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% первоначальной стоимости при выдаче его в эксплуатацию;
на иной объект ОС стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% первоначальной стоимости при выдаче его в эксплуатацию».

Операции по начислению амортизации на объекты учета операционной аренды отражаются по дебету счета 040120224 «Расходы на арендную плату за пользование имуществом», 040120229 «Расходы на арендную плату за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами», соответствующих счетов аналитического учета счета 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960224, 010960229, 010970224, 010970229, 010980224, 010980229) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010440000 «Амортизация прав пользования активами».

2. Библиотечный фонд с 2022 года учитывается не на отдельном счете 10137, а в составе Прочих основных средств 10138. Как и в предыдущем случае, в межотчетный период необходимо перевести уже стоящие на учете основные средства и амортизацию по ним, а с 1.01.2022г. принимать библиотечный фонд на его новый счет.

Нужно ли что-то делать с уже стоящими на учете основными средствами? — Да, перенести остатки на новые счета
Как привести учет имущества к новому плану счетов? Зачем это делать? — Операциями в межотчтеный период, для корректной полугодовой отчетности
Какие операции необходимо добавить в учет? — Читайте далее

Несмотря на то, что изменения в планах счетов 157н, 162н, 174н и 183н вступили в силу в мае, они должны быть учтены при формировании остатков основных средств на 1 января 2022 года. А значит, нам нужно перевести основные средства, стоящие на учете, со старых счетов на новые. А при принятии к учету приобретенных объектов, использовать только новые счета.

Для соответствия Стандартам, приказами Минфина от 31.03.2022 №64н, 65н, 66н и 67н были внесены изменения в Планы счетов казенных, бюджетных и автономных учреждений. Изменений много, очень. Для начала рассмотрим рабочие планы счетов относительно учета основных средств.

В письме от 15 декабря 2022г. №02-07-07/84237 Минфин дает следующие методические указания: в межотчетный период нужно сделать проводки через счет 40130, на основании Бухгалтерской справки. Важно помнить, что операции отразятся в отчетности для казенных учреждений в Сведениях об изменении остатков валюты баланса (ф.0503173), для бюджетных — Сведения об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф.0503773).

Реализация библиотечного дела

К сведению. Библиотечное дело – отрасль информационной, культурно-просветительской и образовательной деятельности, в задачи которой входят создание и развитие сети библиотек, формирование и обработка их фондов, организация библиотечного, информационного и справочно-библиографического обслуживания пользователей библиотек, подготовка кадров работников библиотек, научное и методическое обеспечение развития библиотек (ст. 1 Федерального закона N 78-ФЗ).

В настоящее время бухгалтерский учет библиотечного фонда осуществляется в зависимости от правового положения учреждения в соответствии с инструкциями N 157н *(4), 162н *(5), 174н *(6), 183н *(7).
Как определено положениями Инструкции N 157н, библиотечный фонд учитывается в составе основных средств на счетах 0 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения», 0 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения», 0 101 47 000 «Библиотечный фонд – предметы лизинга», за исключением подписных изданий, учитываемых в составе библиотечного фонда, которые отражаются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования».
Стоит отметить, что в целях бухгалтерского учета инвентарные номера объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости не присваиваются (п. 46 Инструкции N 157н).
Первоначальной стоимостью объектов библиотечного фонда при их приобретении за плату признается сумма фактических вложений с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками (кроме приобретения объекта в рамках деятельности учреждения, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).
В случае если объекты библиотечного фонда получены по договору дарения или пожертвования, их первоначальной стоимостью признается текущая рыночная стоимость*(8) на дату принятия к бухгалтерскому учету, увеличенная на стоимость услуг, связанных с доставкой, регистрацией и приведением их в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н).
Текущая рыночная стоимость объекта библиотечного фонда определяется на основе цены, действующей на дату принятия его к учету (оприходования). Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случаях невозможности документального подтверждения – экспертным путем.
Рыночная стоимость также может определяться комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе. В этом случае комиссия использует данные о ценах на аналогичные объекты, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе; экспертные заключения (в том числе заключения экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.
Еще одним способом приобретения объектов библиотечного фонда является приобретение по договору лизинга. Согласно нормам гражданского законодательства лизинг представляет собой форму арендных отношений, в которых сторонами выступают арендодатель и арендатор, именуемые лизингодатель и лизингополучатель (ст. 665-670 ГК РФ). Субъектом договора лизинга также выступает третье лицо – продавец. Лизингодатель по поручению лизингополучателя приобретает у продавца в собственность имущество и предоставляет его за установленную плату во временное владение и пользование лизингополучателю.
Как определено п. 26 Инструкции N 157н, если приобретение объектов библиотечного фонда осуществлялось по договору лизинга, то их первоначальная стоимость определяется условиями договора и включает в себя расходы лизингодателя на его приобретение, доставку, за исключением сумм налогов, подлежащих вычету или учитываемых в составе расходов. Решение о принятии данных объектов к учету на баланс определяется по согласованию между сторонами договором лизинга.
Согласно п. 51 Инструкции N 157н выбытие объектов библиотечного фонда осуществляется:
– в случае принятия решения о списании объекта по основанию его выбытия помимо воли учреждения – хищения, недостачи, порчи, выявленных при инвентаризации активов; частичной ликвидации; ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях;
– по завершению мероприятий (уничтожение и т.п.), предусмотренных при принятии решения о списании объекта по иным основаниям, предусмотренным законодательством РФ, в том числе по основанию морального и физического износа объекта, нецелесообразности его дальнейшего использования;
– в случае передачи в порядке, предусмотренном законодательством РФ, объекта другому государственному (муниципальному) учреждению, органу государственной власти (государственному органу), органу местного самоуправления (муниципальному органу), государственному (муниципальному) предприятию;
– в иных случаях прекращения права оперативного управления, предусмотренных законодательством РФ;
– в случае возврата объекта, являющегося предметом лизинга (сублизинга), лизингодателю;
– при включении объекта имущества в состав государственной части Музейного фонда РФ, Архивного фонда РФ или национального библиотечного фонда.

Как определено ст. 13 Федерального закона N 78-ФЗ, библиотеки вправе:
– самостоятельно определять содержание и конкретные формы своей деятельности в соответствии с целями и задачами, указанными в их уставах;
– утверждать по согласованию с учредителями правила пользования библиотеками;
– определять сумму залога при предоставлении книжных памятников, редких и ценных изданий, а также в других случаях, определенных правилами пользования библиотеками;
– устанавливать ограничения на копирование, экспонирование и выдачу книжных памятников и иных документов, предназначенных для постоянного хранения, в соответствии с правилами пользования библиотеками;
– определять в соответствии с правилами пользования библиотеками виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями библиотек;
– осуществлять хозяйственную деятельность в целях расширения перечня предоставляемых пользователям библиотек услуг и социально-творческого развития библиотек при условии, что это не наносит ущерба их основной деятельности;
– определять условия использования библиотечных фондов на основе договоров с юридическими и физическими лицами;
– образовывать в порядке, установленном действующим законодательством, библиотечные объединения;
– участвовать на конкурсной или иной основе в реализации федеральных и региональных программ развития библиотечного дела;
– осуществлять в установленном порядке сотрудничество с библиотеками и иными учреждениями и организациями иностранных государств, в том числе вести международный книгообмен, вступать в установленном порядке в международные организации, участвовать в реализации международных библиотечных и иных программ;
– самостоятельно определять источники комплектования своих фондов;
– изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с порядком исключения документов, согласованным с учредителями библиотек согласно действующим нормативным правовым актам. При этом библиотеки независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности не имеют права списывать и реализовывать документы, отнесенные к книжным памятникам;
– совершать иные действия, не противоречащие действующему законодательству.
Кроме того, библиотеки имеют преимущественное право на приобретение документов, выпускаемых по федеральным государственным программам книгоиздания, и первоочередное приобретение документов ликвидируемых библиотек.
Как известно, на территории Российской Федерации создаются и функционируют библиотеки различных форм собственности в порядке, установленном действующим законодательством РФ. Принимая во внимание то, что библиотеки являются государственными, можно сделать вывод: они подлежат государственному обеспечению, которое реализуется на федеральном уровне в виде (п. 1 ст. 15 Федерального закона N 78-ФЗ):
– контроля за соблюдением особого режима хранения и использования национального библиотечного фонда;
– создания и финансирования национальных и других федеральных библиотек, управления этими библиотеками;
– определения принципов федеральной политики в области подготовки и переподготовки библиотечных кадров, занятости, оплаты труда;
– создания и финансирования образовательных учреждений федерального подчинения, осуществляющих подготовку и переподготовку библиотечных кадров, управления этими образовательными учреждениями;
– содействия научным исследованиям и методическому обеспечению в области библиотечного дела, а также их финансирования;
– установления государственных библиотечных стандартов и нормативов, организации системы информационного обеспечения библиотечного дела;
– организации государственного статистического учета библиотек.
Государственные (муниципальные) библиотеки, централизованные библиотечные системы получают статус юридического лица с момента регистрации в порядке, установленном Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Правила учета документов в государственных (муниципальных) библиотеках утверждены Инструкцией N 590. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, составления отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов (п. 2.1 Инструкции N 590).

Как определено Законом о бухгалтерском учете*(3), обязательная проверка библиотечного фонда осуществляется:
– при смене материально ответственного лица;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
– в случае стихийного бедствия, пожара или в других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
– при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
– при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Сроки проверки прописаны в Письме Минфина РФ от 04.11.1998 N 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:
– наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;
– редчайшие фонды – один раз в 3 года;
– ценные фонды – один раз в 5 лет;
– фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
– фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;
– фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
– фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
Величина и движение фонда измеряются в основных и дополнительных единицах. Основными единицами являются (п. 4.2.1 Инструкции N 590):
– название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;
– экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
Дополнительными единицами считаются (п. 4.2.2 Инструкции N 590):
– годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;
– метрополка – международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м. стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами;
– переплетная единица (подшивка) – совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
Поступившие документы в целях учета разделяются на документы:
– постоянного хранения. Такому учету подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов;
– длительного хранения. Указанному учету подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков;
– временного хранения. Данному учету подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключающиеся из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.
Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт). При отсутствии листа составляется акт приема (приложение 5 к Инструкции N 590).
Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме суммарного учета (п. 7.2 Инструкции N 590):
– часть 1 – «Поступление в фонд»;
– часть 2 – «Выбытие из фонда»;
– часть 3 – «Итоги движения фонда».
Внесение в книгу периодических изданий осуществляется на основании акта, составляемого получателем по мере поступления изданий.
Индивидуальный учет каждого экземпляра документа осуществляется методом инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или путем регистрации без присвоения номера. Различают следующие формы индивидуального учета документов: книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета). Также документы могут отражаться в регистрационной карточке на определенный вид издания. Указанные формы в обязательном порядке должны содержать (п. 8.3 Инструкции N 590): дату записи, номер записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда, инвентарный номер, фамилию автора и заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия.
Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, аудиовизуальных документов, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
Индивидуальный учет программ для ЭВМ и баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета с отражением в них следующих сведений:
– дата поступления;
– название программы ЭВМ или базы данных;
– наименование создателя (юридическое или физическое лицо);
– дата создания программы;
– цена приобретения;
– носитель информации (CD-ROM, мультимедиа, дискета).
При выбытии документов из библиотечного фонда оформляется акт об исключении. Кроме того, выбытие отражается в Книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда (п. 9.1 Инструкции N 590).
Акт содержит сведения о документах, исключаемых по одной из следующих причин: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)). Подтверждением причин исключения являются прилагаемые к акту документы.
Подтверждением факта невозможности взыскания задолженности с читателя являются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или открытки с уведомлением, а также справки из адресного стола, отказ на взыскание по исполнительному листу.
В случае погашения читателем задолженности по утерянному документу иным документом этот факт фиксируется в Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных.
При возмещении ущерба в денежной форме принятие денег отражается по приходному кассовому ордеру.
Акты на списание визируются комиссией по сохранности фондов или другим коллегиальным органом по фондам при дирекции. Завизированные акты утверждаются директором библиотеки, заместителем директора или другим уполномоченным на то лицом, за исключением случаев, регламентированных законодательством.
Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов или по текущей рыночной стоимости в случае, когда фонд уже переоценен (п. 9.13 Инструкции N 590).
В случае утери или хищения ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформляется соответствующим актом. Взыскание ущерба осуществляется исходя из отраженной в акте стоимости ущерба.

Библиотечный учет с редакцией в 2022 году

2022 N 1213 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2022 год и на плановый период 2022 и 2022 годов» договорами о подписке на печатные издания и об их приобретении казенные учреждения вправе предусматривать авансовые платежи в размере до 100% суммы договора (контракта) в пределах ЛБО, доведенных на соответствующий финансовый год.

Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. В этой статье мы поговорим об особенностях учета и инвентаризации библиотечных фондов.

В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов акте указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляется на основании утвержденного акта и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п.), в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в акте, с целью дальнейшего их использования.

Приказ Минобразования РФ от N 2488; Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений; (вместе с; Методическими рекомендациями по применению; Инструкции об учете библиотечного фонда; в библиотеках образовательных учреждений; )

В соответствии с п. 5.1.2 «Инструкции об учете библиотечного фонда» Центральная библиотечно-информационная комиссия Минобразования России вносит дополнения и изменения, учитывающие специфику работы библиотек образовательных учреждений, и рекомендует их к применению.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экземпляров. Два-три экземпляра издания записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

При учете поступления документов в фонд они не делятся на документы постоянного и длительного хранения. Выделению подлежат только документы временного хранения отдельных видов изданий по объему и по характеру информации (ГОСТ 7.60-90), которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем — до 48 стр.); листовки (объем — до 4 стр.); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).

Подраздел заполняют только учреждения, имеющие библиотеку (включая библиотеки общежитий). При заполнении следует руководствоваться Методическими рекомендациями по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утвержденными Приказом б. Минобразования России от 24 августа 2000 г. N 2488.

Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга. В регистрационной книге заполняются все графы как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

15. Сивец С.В. Соблюдать бухгалтерскую и бюджетную дисциплину / С.В. Сивец // Библиотеки в правовом пространстве: Материалы совещания руководителей федеральных и региональных библиотек (г. Москва, октябрь 2008 г.) и выездного заседания Общественного комитета содействия развитию библиотек России (г. Дмитров Московской области, январь 2009 г.) / [сост. Л.Н. Тихонова, Т.Л. Александрова, И.И. Шестопалов]. – М., 2009. – С. 39–47.

Согласно Положению о присуждении учёных степеней, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2013 г. № 842 [9], устанавливающему порядок присуждения учёных степеней кандидата и доктора наук, «в библиотеку организации, на базе которой создан диссертационный совет, передаются один экземпляр диссертации и два экземпляра автореферата указанной диссертации, которые хранятся там на правах рукописи» и, следовательно, подлежат постоянному хранению.

«При определении текущей восстановительной стоимости… комиссией используются данные на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения…» То есть при определении цены комиссия должна ориентироваться на сумму, за которую книгу можно приобрести на рынке в данный момент.

Проекты этих документов были направлены в библиотеки вузов, зональные и областные методические центры, доработаны с учётом замечаний и предложений вузовских библиотек, рассмотрены на заседании секции библиотек высших учебных заведений РБА в г. Самаре (май 2022 г.).

Разъяснения есть на все случаи замены. Но на практике акты на замену бухгалтерия вуза часто не принимает, а издания, поступившие на замену, складируются. В чём же причина? Дело в том, что законопослушный бухгалтер руководствуется ст. 257 Налогового кодекса РФ [17], согласно которой восстановительная стоимость амортизируемых основных средств определяется как их первоначальная стоимость с учётом проведённых переоценок.