Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Инструкция: оформляем приказ об утверждении графика отпусков. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
График отпусков должен утвердить работодатель (ст. 123 ТК РФ). Он является обязательным для исполнения нанимателем и всеми сотрудниками учреждения. Однако закон не требует издавать приказ. К тому же унифицированная форма Т-7, которая обязательна для бюджетных организаций, очень удобна в работе и содержит специальные поля, куда можно внести данные, не издавая отдельного распоряжения.
Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков
Организации негосударственного сектора могут использовать самостоятельно разработанные бланки, где также можно установить форму для распорядка отпусков работников и его утверждения. Но по своему усмотрению работодатель может обойтись и без последнего.
Правила составления
Если вы все-таки желаете оформить такой документ, то сам распорядок придется сделать приложением к нему, а в форму Т-7 внести изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Подпишет приложение его составитель, а утвердит руководитель локальным нормативным актом.
В отличие от формы, к моменту, когда должен быть утвержден график, закон требования предъявляет. То есть период, когда утверждается документация, касающаяся времени ежегодного отдыха работников, строго регламентируется: согласно ст. 123 ТК РФ, график должен быть готов за 2 недели до того, как начнётся очередной календарный год.
Когда должен быть введен в действие график?
Прежде всего, разберёмся, должен ли порядок предоставления отпусков обязательно утверждаться руководством фирмы. Да, это так: ч. 1 ст. 123 ТК РФ указывает, что составление (и, как следствие, утверждение) – обязанность работодателя. Если этого не происходит, возможна ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако как на практике утверждается эта документация?
Нужно ли утверждать?
Однако, готовя такой документ в муниципалитете, необходимо иметь в виду не только нормы трудового права, но и местное законодательство. Оно будет касаться того, в какой форме готовится график, как формулируется, составляется и готовится приказ об его утверждении, а также кто уполномочен его подписывать и утверждать.
Впоследствии приказ передается на хранение в архив, где он должен находиться в течение всего периода, установленного для приказов. Согласно пп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 2022 года №558, приказ следует хранить в течение 5 лет.
Когда составлять распоряжение
График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.
Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков
- дата и место (город) составления;
- номер приказа (ставится согласно принятой в компании системы нумерации);
- ссылка на положения Трудового кодекса России (на статью №123);
- полное название предприятия;
- наименование документа;
- год, на который утверждается график отпусков;
- фамилия и инициалы ответственных за исполнение распоряжения, контроль лиц;
- перечень прилагаемых документов (график отпусков; поскольку данный документ достаточно весомый, в сам текст распоряжения его обычно не вносят, а лишь дают ссылку на него).
Нежелание работников полностью использовать свое право на отпуск (да-да, есть и трудоголики) может обернутся для рабодателя большими штрафами. Так что лучше следить за графиком и не допускать накопления неотгулянных отпусков.
Зачем и кому нужен график отпусков
Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:
Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:
Когда писать приказ
График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.
График составляется в свободной форме. Порядок составления может быть закреплен во внутренних документах организации. Это могут быть как кадровые документы, например, инструкция по делопроизводству, так и нормативные акты, например, коллективный договор.
При очередности предоставления отпусков учитывается трудовой стаж сотрудника и его профессиональные заслуги в данной организации. Так же график должен учитывать особенности производственного процесса, обеспечивать его непрерывность и бесперебойность с учетом взаимозаменяемости сотрудников.
Список лиц, которые имеют право на предоставление отдыха в удобное для них время
- Участники Великой Отечественной войны и приравненные к ним лица.
- Герои Советского Союза.
- Герои Российской Федерации.
- Полные кавалеры ордена Славы.
- Лица, награжденные знаком «Почетный донор России».
- Женщины, имеющие двух и более детей до 12 лет.
- Опекуны (попечители) несовершеннолетних детей.
- Лица, получившие заболевание вследствие катастрофы на ЧАЭС и других авариях на атомных объектах.
- Работники моложе 18 лет.
- Женщины, супруги которых являются военнослужащими.
- Женщины перед отпуском по беременности и родам.
- Мужья, в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам.
- Совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе).
Приведённые выше способы утверждения графика одинаково пригодны для использования. При этом использование отдельного приказа не обязательно – достаточно визы от руководителя о том, что документ утверждён.
Обязательно ли утверждать?
В отношении графика отпусков Перечень в п. 693 прямо указывает срок хранения – 1 год. Что же касается приказов о предоставлении времени отдыха конкретным работникам и об утверждении графиков – то тут сложнее. В зависимости от действующих архивных правил эти приказы могут относиться как к категории «По личному составу» (а в некоторых организациях этот срок может составлять до 50 лет), так и «По АХВ» (если речь идёт не об отправке в отпуск конкретного работника, а об утверждении графика).
Кто подписывает?
Использование распоряжения удобнее в организациях с большим количеством сотрудников и внутренних подразделений. В этом случае график отпусков, утверждаемый согласно ст. 123 ТК РФ, может представлять собой многостраничный документ, который целесообразнее не визировать, а утверждать отдельным документом. Но и использование визы в этом варианте не будет ошибкой.
График отпусков должен утвердить работодатель (ст. 123 ТК РФ). Он является обязательным для исполнения нанимателем и всеми сотрудниками учреждения. Однако закон не требует издавать приказ. К тому же унифицированная форма Т-7, которая обязательна для бюджетных организаций, очень удобна в работе и содержит специальные поля, куда можно внести данные, не издавая отдельного распоряжения.
Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа. Далее в вводной части нужно привести обоснование, где будет ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ (ст. 123).
Оформляем «шапку»
Если вы все-таки желаете оформить такой документ, то сам распорядок придется сделать приложением к нему, а в форму Т-7 внести изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Подпишет приложение его составитель, а утвердит руководитель локальным нормативным актом.
Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа. Далее в вводной части нужно привести обоснование, где будет ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ (ст. 123).
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Сколько времени нужно хранить график отпусков
Организации негосударственного сектора могут использовать самостоятельно разработанные бланки, где также можно установить форму для распорядка отпусков работников и его утверждения. Но по своему усмотрению работодатель может обойтись и без последнего.
Веские причины для изменения графика отпусков могут возникнуть также и у самого сотрудника. В их числе могут значиться семейные, личные или финансовые обстоятельства (в частности, выход в декретный отпуск, предстоящее увольнение, необходимость переноса отпуска для того, чтобы он совпал с периодом отдыха супруга).
Типичные ошибки
У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).
Отзыв из отпуска
- Графа 6 с плановой датой ухода в отпуск остается неизменной.
- Графы 8, 9, 10 заполняются следующим образом: в графе «8» указываются документы, которые стали основанием для переноса отпуска; в графе «9» – дата начала отпуска, «10» – основание для переноса отпуска сотрудника (например, работник является чернобыльцем, матерью-одиночкой с детьми до 12 лет или внешним совместителем).
Если работник хочет изменить дату начала отпуска и/или его продолжительность после утверждения графика, то он должен подать заявление с просьбой изменить эти данные. На основании этого руководитель предприятия издает приказ о внесении дополнения и/или изменения в график отпусков.
Утверждение графика отпусков
- в графу 10 вносится примечание о том, что работник отозван из отпуска и с какой даты,
- в графу 8 – реквизиты приказа (основания для переноса отпуска),
- в графу 9 – предполагаемая дата оставшейся части отпуска.
Изменения и дополнения в графике отпусков
Если работник имеет право пойти в отпуск вне графика (например, лицо моложе 18 лет, женщина, собирающаяся в декрет, муж, чья жена находится в декрете и т.д.), то в гр. 6 необязательно указывать конкретную дату, можно указать только месяц планируемого отпуска.
Важно помнить, что издаваемый дополнительно приказ напрямую относится к плану отпусков, который должен быть принят не позже чем за 2 недели до конца года. Поэтому распоряжение тоже должно быть выпущено в эти сроки.
Заполнение расписания делается в течение года. Эта обязанность может входить в список необходимых дел для специально назначенного сотрудника или самого работодателя. Расписание отпускных может корректироваться, дополняться, меняться в зависимости от сложившейся ситуации.
Как составить приказ об утверждении графика отпусков
Использование распоряжения удобнее в организациях с большим количеством сотрудников и внутренних подразделений. В этом случае график отпусков, утверждаемый согласно ст. 123 ТК РФ, может представлять собой многостраничный документ, который целесообразнее не визировать, а утверждать отдельным документом. Но и использование визы в этом варианте не будет ошибкой.
План отпускных относится к обязательным документам компании, поэтому руководитель должен хранить правовой акт в течение года. Подготовка документа к утверждению осуществляется согласно дополнительной информации, которая может возникнуть в случае отмены или изменения даты отпуска. Если работник хочет изменить период отдыха, он должен написать заявление. Внести правки работодатель может только при наличии уважительного основания. Если ситуация входит в список причин, по которым сотрудник может поменять дату отдыха, начальник издает распоряжение о внесении дополнения в расписание каникул для сотрудников.
- В первом пункте нужно написать полное название организации;
- Вторая графа предполагает наличие информации, которая касается данных того, кто заполняет, и его статуса в компании: работодатель, бухгалтер, заместитель;
- В 3 и 4 пунктах работодатель пишет личные данные и должность каждого сотрудника;
- С 5 по 9 раздел осуществляется заполнение информации об отпускном периоде каждого работника. Пишется дата начала и завершения планируемых выходных. В 8 графе пишутся изменения продолжительности и переноса отпускного в случае непредвиденных ситуаций;
- Чтобы составить расписание отдыха правильно, нужно в 10 графе внести пояснения к информации и, по необходимости, вписать дополнения, которые касаются переноса отпускных.
Приказ об утверждении дополнения к графику отпусков
В обязанности руководителя входит заполнение и утверждение графика отпусков. Такое право закреплено на основании статьи 123 ТК РФ. Если не составить график, по закону сотрудник не сможет выйти на ежегодный отдых. Расписание ежегодных выходных упрощает оформление отпуска для каждого сотрудника. Благодаря графику, работник может в течение года менять дату планируемого отдыха. Начальник организации не вправе приказывать и самостоятельно назначать планируемый период каникул для своих работников. Это противоречит нормам Трудового Кодекса.
