Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Объяснительная записка. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Зачем нужна объяснительная записка
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Кому адресовывать объяснительную
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
С появлением нового ГОСТа оформление служебной записки приобрело нюансы. Обязательны ли эти требования? Или работодатель может разработать свою форму служебной записки? Документа, которые используется исключительно внутри организации. Для решения разнообразных организационных, кадровых или материальных вопросов.
Оформление служебной записки по ГОСТу
- бланков в организации рекомендуют утвердить “побольше” – это и общий, бланк письма, конкретного вида документа (например, приказа), письма структурного подразделения, должностного лица и т.п.
- шрифты – Arial 12,13; Times New Roman 13,14; Verdana 12,13; Calibri 14 и приближенные к ним. Если более мелкий шрифт, могут быть неприятные последствия. Например, к спорам с потребителями, контрагентами
- межстрочный интервал 1-1,5
- абзац – 1,25 см
- текст выравнивается по ширине
- допустима двусторонняя печать, поля (зеркально) должны быть равны
- гриф согласования ставится на первом листе документа (на титульном, если он есть). Внешнее согласование (другой организацией) проставляется на уровне грифа-утверждения организации
Правила оформления служебной записки
Новый ГОСТ по оформлению документов действует с 01 июля 2022 года. Обязателен ли он для российских работодателей и коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей? Закон говорит, что нет. Согласно ст. 266 Закона от 29.06.2022 г. № 162-ФЗ (О стандартизации) ГОСТы применяются на добровольной основе. Таким образом, руководитель организации сам определяет, применять ли его работникам ГОСТ. Или ввести свои требования. Их изложить можно в каком-нибудь локальном акте (приказе, положении, инструкции по делопроизводству и т.п.). Нередко форма служебной записки передается от работника к работнику вместе со служебным компьютером.
Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.
Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.
Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей
Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.
- Написание от руки – это предпочтительный способ, поскольку позволяет идентифицировать автора, а также дает возможность избежать подлога. Но даже если записку пишет не сам автор, в ней обязательно должна быть его собственноручная подпись.
- Написание на компьютере – чаще применяется в организациях, где установлена четкая форма таких документов. Каким бы ни был текст, подпись обязательно должна быть написана от руки.
Сроки написания объяснительных записок
Зависит от размеров организации, а также от причины написания записки. Если предприятие или учреждение небольшое, объяснительную пишут на имя руководителя. В организациях со сложной структурой адресатом может быть руководитель подразделения (начальник цеха, управления, отдела, участка и т.д.).
Юридическое значение объяснительных
1 В школу – чаще всего родители объясняют причину отсутствия сына или дочери на занятиях. Это может быть болезнь, участие в соревнованиях или других мероприятиях, семейные обстоятельства. Если в младших классах классный руководитель чаще всего не требует документального подтверждения объяснений, то в старших классах, если нет справки от врача, в объяснительной записке в школу требуется привести убедительные аргументы.
Здесь могут использоваться как текст, так и аналитические материалы, в том числе анкеты, таблицы. Обычно написание основного содержания выполняется в официально-деловом стиле, при этом должно содержать 2 части: мотивировочная (суть проблемы и цели докладной) и запрос (заключительная часть в виде просьбы). Если имеются приложения, необходимо делать указание, отсылку на дополнение.
- текст следует оформлять четкими шрифтами, которые легко читаются (Times New Roman, Calibri, Arial, в некоторых случаях допускается Verdana);
- размер шрифта от 12 до 14 pt;
- стандартным межстрочным интервалом считается 1-1,5;
- выравнивание по ширине листа;
- вверху страницы производится нумерация арабскими цифрами;
- отступ абзаца 1,25 см.
Основное содержание
Снизу проставляется должность, Ф.И.О. и подпись лица, которое оформляет данный документ. В случаях, когда СЗ располагается на нескольких листах, необходимо выполнять нумерацию страниц. В силу изменений в обществе, переходе на электронный документооборот, в ГОСТ указаны требования относительно таких документов.
Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Больше материалов по теме:
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
С какой целью она составляется?
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- в правом верхнем углу страницы оформляют шапку, указав – кому и от кого направлено сообщение;
- текстовая часть условно делится на две части, вначале описывают события, ставшие поводом для обращения, во второй части как итог – предлагают необходимые меры, высказывая свои пожелания решения проблем;
- закачивают послание уточнением даты, личной подписью, расшифровав рядом должность, инициалы имени, отчества, фамилию.
Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.
Образцы докладных записок
- о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
- доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
- сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
- и так далее.
