Оформление новой трудовой книжки при приеме на работу

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2022 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Переход на электронные трудовые книжки

7 Вопрос: При расчете стажа, работников, работающих в районах крайнего севера, сверяем запись в трудовой книжке, где стоит данная отметка. Сейчас эти сведения не будут зафиксированы в отчете СЗВ-ТД, как работодателю определить стаж работы в Районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях для расчета размера северной надбавки?

Вопросы-ответы 2

Новый порядок распространяется на кадровые изменения, произошедшие с 1 апреля. Таким образом, сведения о работниках, которые приняты на работу или уволены с 1 апреля по 26 апреля 2022 года, должны быть переданы в срочном порядке по форме СЗВ-ТД.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

В 2022 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Как внести запись об увольнении

1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2022 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Переход на электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

Преимущества электронной трудовой книжки

2 Вопрос: Следует ли квалифицировать, как кадровое мероприятие, подлежащее отражению в СЗВ-ТД, перевод работника на другую должность на время отсутствия основного работника (например, на время отпуска по уходу за ребенком)? Является ли такое перемещение переводом на другую постоянную работу?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2022 года. В этом случае с 2022 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2022 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2022 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

• В разделе под названием «Сведения о работе» вписывается название самой организации, после чего в первой же графе под ним ставится порядковый номер записи.
• Во вторую графу необходимо вписать дату, когда фактически сотрудник приступил к своим трудовым обязанностям.
• В третью же записывается информация о должности, на которую вступает владелец рабочего документа (например, «принята на должность бухгалтера» в трудовой книжке – это норма).
• Четвертая же графа – это реквизиты, по которым был произведен приказ.

Некоторые категории граждан (например, несовершеннолетние, водители, медицинские работники и др.) имеют право быть принятыми по совместительству. Запись в трудовой книжке в таком случае дополняется после записывания должности формулировкой «по совместительству».

Основные правила заполнения

1. Титульный лист. Он содержит в себе информацию о владельце трудовой книжки (Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные и т. д.).
2. Данные о работе. Они учитывают весь рабочий стаж собственника данного документа, включая название организации, должность, которую человек там занимал, продолжительность оказания трудовых услуг и т. д., точно как и запись в трудовой книжке о временном приеме.
3. Отдел о наградах. Здесь выделяются все особые достижения сотрудника, которые в дальнейшем могут принести ему многочисленные бонусы, в том числе и при приеме на новую работу.

На следующей доступной строке, расположенной ниже тех, в которых вписано название фирмы, указывается название должности нанимаемого сотрудника в составе фразы «принят на должность». Если в трудовом договоре определено, в каком структурном подразделении фирмы работает сотрудник, то сведения об этом также вносятся в соответствующие строки графы 3. Если нет — то ничего об этом в трудкнижку вписывать не нужно.

Порядковый номер записи в трудкнижку фиксируется в строке, расположенной напротив первой строки, начиная с которой указываются сведения в графе 3, содержащие наименование должности сотрудника, — то есть напротив словосочетания «принят на должность».

Заполнение графы 4

• зачеркнуть прежнюю информацию непрерывной горизонтальной чертой;
• вписать новую информацию чуть выше или на одной строке с прежними данными);
• на странице трудкнижки, примыкающей к обложке, зафиксировать запись, отражающую суть внесенных изменений (например, «Фамилия изменена на фамилию такую-то на основании свидетельства о заключении брака»).

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Если на работу принимается сотрудник, уже имеющий трудовой стаж, но книжки у него нет (потерял или испортил), ему оформляется дубликат. При этом с сотрудника удерживается стоимость бланка книжки. Оформляется дубликат в течение 15 дней с момента подачи заявления о его выдаче.

Пунктом 45 225‑го Постановления установлено, что в каждой организации, в том числе и в штате индивидуального предпринимателя, должен работать сотрудник, ответственный за ведение и учёт трудовых. Это могут быть:

Законодательство

• на титульной странице (сверху) пишется слово «Дубликат»;
• сотрудник должен предоставить справки со всех прошлых мест работы с указанием времени работы и должности;
• на основании справок без заголовка вносится запись об общем стаже (например: «До поступления на работу в ООО «Варвара» общий стаж составляет 04 года, 11 месяцев и 3 дня»);
• места работы и должности не уточняются;
• оригиналы справок возвращаются владельцу;
• под записью о стаже производится запись о трудоустройстве по общему правилу.

1. Записи в трудовой книжке делаются авторучками (перьевыми, гелевыми, роликовыми – значения не имеет) с синим, черным или фиолетовым цветом. Чернила других цветов не допускаются к оформлению документа.
2. Цифры в трудовой книжке должны быть арабскими, а даты – в формате дд/мм/гггг.
3. Язык оформления – русский. Однако если в каких-то отдельных субъектах Российской Федерации дополнительно имеется другой язык на уровне государственного, то в процессе внесения в трудовую книжку всей необходимой информации можно использовать его.
4. Все слова и словосочетания вписываются в документ в полной форме, то есть без каких-либо сокращений. Это касается и должностей, и различных приказов – в общем, всего, что содержится внутри интересующего нас бланка.
5. Все данные в трудовой книжке должны соответствовать официально изданным со стороны организации приказам.
6. Для внесения всех необходимых данных у сотрудника, ответственного за заполнение и ведение отчетности по трудовым книжкам, есть не более недели с момента непосредственного события. Исключения касаются записи о приеме на работу, которая, как мы помним, производится в течение пяти дней, а также записи об увольнении с должности: она производится в день вступления увольнения в силу.
7. Любая запись в трудовой книжке обязательно сопровождается ее порядковым номером. Хотя и в случае номеров записи в трудовой книжке, впрочем, тоже есть несколько исключений:

• в случае, если сам работодатель меняет свое название, необходимость ставить порядковый номер отпадает;
• если производится создание дубликата трудовой книжки, запись о стаже работника также лишается нужды в прикреплении к ней порядкового номера;
• заголовки раздела сведений о работе не подлежат нумерации.

Оформление сведений о работе

Для оформления трудовой книжки претенденту на должность необходимо предоставить своему работодателю перечень документов, которые требуются для регистрации документа, точно так же, как и работодатель вносит свою лепту в этот процесс. Вот весь список нужных документов:

Необходимые документы

В тот день, когда сотрудник увольняется с работы (то есть заканчивает последний день отработки, также предусмотренной законодательством и за игнорирование которой предусмотрен серьезный штраф), работодатель обязан выдать ему все связанные с должностью документы, в том числе и трудовую книжку. После наниматель производит расчет сотрудника, выдает ему последнюю заработную плату, и на том их пути расходятся.

По большей части все положения 439-ФЗ и 436-ФЗ, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:

Законы об электронных трудовых книжках. Пошаговая инструкция

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

1. Издайте соответствующие приказы по учреждению

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости – внести новые записи или исправить ошибки.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

Запись о приеме на основную работу

Как мы знаем, в нашей стране возраст абсолютного совершеннолетия наступает с восемнадцати лет. Конечно, сегодня многие сотрудники аппарата государственной власти пытаются свести эту цифру к двадцати одному году, но в гражданском кодексе нашей страны прописана цифра в восемнадцать лет.