Как Избежать Оформления Путевого Листа На Служебную Машину

Содержание

Бланк путевого листа легкового служебного автомобиля на месяц

Порядок применения путевого листа На небольших предприятиях, на которых в распоряжении фирмы находится только служебный транспорт (например, автомобиль руководителя), допускается выписка этого бланка на несколько дней. Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке.

Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке. Выписанный документ заносится в журнал регистрации путевых листов, согласно которому ему присваивается очередной номер. После этого он выдается на руки водителю.

Штраф за езду без путевого листа

Если физическое лицо является собственником машины и использует ее в личных целях, то в путевом листе нет необходимости. Не нужен ПЛ на легковой автомобиль юридическому лицу, собственнику машины.

Но стоит учитывать, что сотрудники Госавтоинспекции требуют предъявить путевой лист, если машина зарегистрирована на фирму или физическое лицо, а водитель эксплуатирует ее в собственных целях. Поэтому существует возможность, что свою позицию придется отстаивать в суде.

Путевой лист для арендованного автомобиля

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.

В остальном путевой лист заполняется как обычно. Предлагаем образец заполнения путевого листа на легковой автомобиль. А также образец заполнения для грузового транспорта. Удобнее всего использовать унифицированные формы путевых листов, в зависимости от типа транспорта и его функций, утвержденные Постановлением Госкомстата № 78. Они не навязываются законодательно, однако эти формы наиболее полные и заполнять их проще, чем выдумывать собственные бланки.

Оформление путевого листа при использовании личного автомобиля для служебных целей

Для выплаты этой самой компенсации Вам необходимо подготовить целый ряд документов:
1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы
2.Должностная инструкция Ваших сотрудников (где четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки)
3.Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.но можно эти моменты оговорить и в трудовом договоре
4.Приказ директора об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Никаким образом путевой лист(форма 3) Вам не даст право на списание ГСМ т.к. автомобиль Ваша организация не арендует и он не находится в собственности.
Единственно верное решение в Вашем вопросе- это компенсация, ну а как Вы будете километраж учитывать при расчете компенсации, это уже на Ваше усмотрение. Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Однако на практике очень часто работодатель предлагает регламентированный Правительством РФ размер компенсации, который равен
— для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2022 куб. см включительно — 1200 рублей;
— для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2022 куб. см — 1500 рублей;
— для мотоциклов — 600 рублей
вне зависимости от степени износа автомобиля — пробега, расхода ГСМ, ремонта и т.п. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2022 N 92). Это объясняется тем, что компенсацию в таком размере работодатель может учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль организации.

Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом

– на автомобили работников, используемые ими для нужд нанимателя в соответствии с законодательством о труде, если нанимателем по данным автомобилям не производятся расходы на их обслуживание и топливно-смазочные материалы.

Постановление № 25 не устанавливает исключений в вопросе необходимости оформления путевых листов в отношении видов служебных поездок, а также должностных лиц, использующих служебный легковой автомобиль. Напомним, что ранее на основании решения руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя путевой лист легкового служебного автомобиля мог не оформляться:

Вопрос эксперту

Вам отвечает эксперт программного продукта “Путевые листы и ГСМ” https://kontur.ru/putevye-listy-i-gsm
1. Если для Вашей организации выбраны в качестве объекта налогообложения доходы, то нет необходимости подтверждать произведенные расходы. Если объект налогообложения – доходы минус расходы, то подтверждение путевым листом расходов ГСМ, как расходов на производственные, а не личные цели, обязательно. И в том, и в другом случае директор должен отчитываться по авансовым кассовыми чеками с АЗС.

2. Поскольку Ваша компания не является профессиональным перевозчиком, то формально можно выписывать путевой лист на любой срок, но не более 1 месяца. Однако, могут быть проблемы со стороны налоговиков. Основной аргумент — на более длительный срок путевой лист может быть составлен только в том случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены вне места постоянной стоянки автотранспортного средства. Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2022 г. № А56-22408/03). Но все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ именно при исчислении налога на прибыль. Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Когда оформление путевого листа обязательно, а когда нет

«Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки: в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов».

когда автомобильное транспортное средство находится в собственности у физического лица, эксплуатируется им в личных целях либо может быть передано другому физлицу посредством оформления доверенности, в общем-то, это все обычные водители;
когда автомобиль находится в собственности юридического лица или ИП и для него не важен учет расходов на бензин.

Путевой лист — это документ учёта работы водителя, пробега и маршрута транспортного средства

Конечно, путевый лист легкового автомобиля должен быть подписан человеком, который хранит и принимает такие документы. Свою подпись ставит также и водитель. Перед этим (при получении путевки) он должен проверить правильность информации.

Чтобы стать профессиональным водителем, одного умения управлять транспортными средствами недостаточно. Будни этих людей подчиняются строгому распорядку и графику, их передвижения планируются заранее и постоянно контролируются. Чтобы выполнить все задания вовремя и качественно проделать работу, им необходимы такие качества как терпение, уравновешенность, дисциплинированность и, конечно, пунктуальность. Кроме того, хороший водитель умеет вести необходимую документацию и внимательно следит за состоянием автомобиля (несмотря на на то, что техническое обслуживание осуществляют другие специалисты).

Как Избежать Оформления Путевого Листа На Служебную Машину

служебная цель. В качестве примера можно взять любую организацию: коммерческую, некоммерческую, бюджетную и т.д. Любой объект (движимый, недвижимый) который находится у организации на праве собственности или аренды, рассматривается как объект, который необходим для работы, то есть для служебных дел (целей).

А каким образом можно подтвердить, что автомобиль эксплуатируется для нужд организации? Правильно – Путевой лист. Потому что только в нем вы можете указать маршрут (наименование города, улицы, дома) куда ваш специалист (в нашем случае директор) ездил по служебным делам.

Как списывать ГСМ без путевых листов

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2022 № 03-04-05/28243).

оформляется на определенное авто;
описывает выполняемое им задание;
содержит указание на вид используемого топлива;
отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).

Нужен ли путевой лист при использовании личного авто

Есть пример судебного решения, в котором указывается, что основанием для компенсационных выплат являются, в частности, путевые листы с отметками о служебных поездках. А есть примеры для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов необязательно составление путевых листов. Для того чтобы не было спорных момент лучше б чтобы путевые листы были они были, и не доводить до суда!

Для получения компенсации работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. Есть позиция что необходимо, а есть что нет! Есть позиция что, для подтверждения расходов на компенсацию налогоплательщику необходимо представить и путевые листы.

Заполнение путевого листа личного автомобиля в служебных целях

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму. Обратите внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ N 57, от 16.05.2022 N 03-03-01-02/140, МНС РФ от 02.06.2022 N 04-2-06/[email protected], от 22.02.2022 N 20-12/016776). Оформляем договор аренды При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником.

Заполнение путевого листа для редко используемого служебного автомобиля

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов ( ст. 9 Закона от 6 декабря 2022 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2022 г. № ШС-37-3/6848.

Порядок заполнения путевых листов при использовании личного автомобиля в служебных целях

На автомобиле в 1 день могут осуществлять служебные поездки директор, заместитель директора и 2 менеджера (один из них владелец автомобиля). В данном случае путевой лист оформляется на водителя (водителей) в зависимости от принятой в организации системы материальной ответственности (за автомобиль, его принадлежности, топливо и т.п.): индивидуальной либо коллективной, а также иных факторов, связанных с учетом эксплуатации автомобиля (учет времени работы в разрезе водителей, учет появления возможных неисправностей, ДТП и т.п. в момент управления автомобилем конкретным лицом и т.д.). Если автомобиль управляется водителем и обслуживает указанных лиц, то оформляется 1 путевой лист на водителя. Если автомобиль в течение дня управляется поочередно всеми указанными лицами, то путевой лист может быть оформлен на каждое лицо.

Штраф за езду без путевого листа для ИП

Регламентирует использование документа ФЗ РФ, статья 9 «О бухгалтерском учете» от 06. 12. 11 года. Несоблюдение действующего законодательства чревато штрафными санкциями. О том, как оспорить штраф за отсутствие путевого листа здесь:

Наименование и нумерация ПЛ;
Срок действия ПЛ;
Информация о собственнике автомобиля (наименование предприятия, ОПФ, юридический и физический адрес организации; либо ФИО, адрес, телефон;
Информация о водителе.

Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры

Как следует из вопроса, в трудовом договоре заместителя руководителя не указано, что он в рамках своих должностных обязанностей должен управлять автомобилем, принадлежащим работодателю. По мнению представителей инспекции труда в такой ситуации организация не обязана обеспечивать прохождение им предрейсовых медицинских смотров (Вопрос: В организации на балансе есть автомобиль, который в служебных целях использует директор. Организация нетранспортная, водителя в штате нет. Необходимо ли директору проходить предрейсовые медицинские осмотры? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2022 г.; Вопрос: В нашей компании руководителям для мобильности предоставляются транспортные средства (автомобили), взятые в лизинг. Необходимо ли вышеуказанным руководителям проходить обязательные (предрейсовые и периодические) медицинские осмотры? Руководители не выполняют работы по перевозке пассажиров и грузов (просто ездят на работу с работы) (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», январь 2022 г.).

Кроме этого, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак «Инвалид», водитель обязан предъявлять сотрудникам полиции документ, подтверждающий факт установления инвалидности. Как видно в отношении обязательности наличия путевого листа в составе документов, предъявляемых водителем организации сотрудникам органов полиции, в п. 2.1.1 ПДД указано, что такой документ должен быть у водителя лишь в установленных законодательством случаях.