Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.
Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2022, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2022 № 1185-ст).
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
- Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
- На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
- Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
- помимо подписи и печати заверителя должна присутствовать дата заверения, что позволяет рассчитать срок действия документа;
- на копии должна присутствовать надпись «копия верна»;
- на последнем листе должна присутствовать пометка о том, что в данный момент сотрудник работает на предприятии на той же должности;
- срок действия копии аннулируется при внесении на нее новых записей;
- внешний вид копии, в том числе количество скопированных разворотов на листе, законодательством не регламентируется.
Правила
Получение копий трудовых документов – законное право сотрудников любой организации. За отказ от предоставления копий или нарушения установленный сроков руководители предприятий могут под административную или даже уголовную ответственность.
Особенности для ИП
- сотрудник кадровой службы, где работает заявитель;
- руководитель организации;
- главный бухгалтер, если он занимается и кадровыми вопросами;
- нотариус, если копия нужна неработающему гражданину. В таком случае заверение будет платной процедурой. Средняя цена по РФ варьируется от 100 до 300 рублей в зависимости от региона проживания.
Обратите внимание, что с 01.07.2022 г. вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2022, дополнивший порядок внесении отметки о заверении (п. 5.26) новым требованием. Теперь, если копия делается для представления в другую организацию, стандартную заверяющую надпись нужно дополнить фразой о месте хранения подлинника документа. Вот как это может выглядеть на примере:
Если же в трудовую книжку после ее копирования будут добавлены новые записи, копия автоматически становится недействительной независимо от того, сколько времени прошло с даты заверения, и представлять ее куда-либо уже не следует.
Последовательность действий работника
Продолжительность срока действия копии трудовой зависит от того, какие требования предъявляет запрашивающая ее организация. Так, во многих кредитных организациях, соцорганах и т.п. требуется представлять копию не «старше» 1 месяца со дня ее заверения. В иных структурах этот срок может быть более длительным – лучше уточнять это заранее.
Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.
Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».
Образец заверения трудовой книжки
Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2022 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.
Во многих случаях (например, при подаче заявки на выдачу кредита или различных субсидий) при подаче документации запрашивают выписку из трудовой. Здесь возникает вопрос: как подать документ, который (согласно прописанному в Трудовом Кодексе запрету) запрещен для выдачи работнику до момента увольнения?
Подача заявки
Подача заявки – практика, осуществляемая в крупных компаниях, где работает большое количество сотрудников. В малых организациях процесс упрощен до устной просьбы о необходимости копии своей трудовой. Если же гражданин безработный, и трудовая находится у него на руках, заверить ее копию можно в любом нотариальном бюро.
Следующий этап: заверение копии трудовой
Трудовую книжку просят подать для подтверждения занятости на различных предприятиях, официального трудоустройства и величины стажа. При параллельном трудоустройстве гражданин не может предоставить оригинал, ведь он хранится на основном месте работы, поэтому ему также приходится оформлять заверенную копию бумаги.
Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.
Как заверить трудовую книжку — образец
Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.
Заверение копии трудовой книжки
Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.
Копия формуляра получает юридическую силу только при абсолютно правильном заверении. К сожалению, неопытный руководитель может неправильно заверить документ, следовательно, необходимо самому знать все нюансы и тщательно проверить копию перед тем, как подавать в необходимые органы.
Подача заявки
Трудовую книжку просят подать для подтверждения занятости на различных предприятиях, официального трудоустройства и величины стажа. При параллельном трудоустройстве гражданин не может предоставить оригинал, ведь он хранится на основном месте работы, поэтому ему также приходится оформлять заверенную копию бумаги.
Следующий этап: заверение копии трудовой
Предоставление такого формуляра– главный критерий выдачи гражданину кредита в банке. Малые суммы иногда могут выдать на руки без подтверждения стабильного трудоустройства, однако документ о подтверждении официально заверенной занятости обеспечивает лучшие условия кредитования – более выгодные суммы выплаты и кредитные проценты.
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом:
- адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
- заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
- Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
- Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки. При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?
Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.
Особенности заверения для банка
Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.
Условием правильного заверения трудовой книжки является необходимость проставления отметок о соответствии копии ее оригиналу на каждом листе. Как показывает практика, прошивать такой документ путем заверения только сшивки нельзя.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.
Запись «работает по настоящее время»
На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.
Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки
Заверение в подлинности подчиняется правилам, несоблюдение которых вызывает недействительность документа. Организации, запрашивающие у гражданина сведения о его занятости, неправильно заверенную копию ТК не примут и могут отказать в предоставлении кредита, визы или назначении пособия.
