Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — График отпусков – порядок составления и утверждения. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Минимальный срок отпускного периода в РФ определен в 28 дней. Такое количество дней предоставляется всем вне зависимости от должности, возраста и уровня образования. Но существует немало категорий работников, которые, кроме обязательных дней, получают прибавочные к очередному ежегодному отпуску или обеспечиваются специальными дополнительными днями за вредность выполняемой работы. При этом работодатель обязан не просто учесть все нюансы и дать каждому отдельному работнику то количество дней, на которое он может претендовать по закону, но и распределить так отдых каждого, чтобы впоследствии это не сказалось на производственном процессе. Чем больше организация и выше в ней количество наемных сотрудников, тем сделать это становится сложнее.
Необходимость графика отпусков
Центральный районный суд г. Читы рассмотрел ходатайство от индивидуального предпринимателя, который просил отменить ранее установленные административное наказание, которое было назначено ввиду выявленных значительных нарушений, в том числе и отсутствия графика отпусков.
Ответственность за отсутствие графика
Составленный график позволяет решать множество проблем. Работникам он дает возможность планировать свои действия, зная, что отказать в реализации права, закрепленного на бумаге, руководство организации не сможет. И хотя чисто теоретически возможность отсрочки отпускного периода в связи с производственной необходимостью существует, но на практике такое случается нечасто.
В унифицированной форме N Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников. Тем не менее работники могут быть ознакомлены с документом, хотя в трудовом законодательстве такая обязанность не прописана. Каким образом?
В ст. 263 Трудового кодекса указаны категории сотрудников, которые могут взять дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в удобное для них время, если это прописано в коллективном договоре организации. К ним относятся работники:
Когда составляют график
Работники О.А. Малиновский, А.П. Клюквина и П.И. Сыроежкина не смогли уйти в отпуск вовремя в связи с производственной необходимостью. Поэтому напротив их фамилий заполняются не только графы 8 и 9, но и 10. Обратите внимание: П.И. Сыроежкина запланировала новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это также необходимо отразить в графике.
Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует. Также см. «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».
Заполненный график отпусков на 2022 год должен заверить своей подписью руководитель отела кадров. А при ее отсутствии – другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков.
График отпусков: образец 2022
Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.
Как уже ранее упоминалось, создание графика отпусков происходит только после предварительного опроса всех сотрудников. Для этого кадровики передают начальникам цехов и подразделений предприятия пустые формы, где работники должны указать свои пожелания по поводу даты (сначала учитываются мнения льготников).
Как уже ранее упоминалось, очередность должна устанавливаться таким образом, чтобы в один месяц организация не лишилась более двух рабочих одной специальности. Для этого начальник обязан заранее ознакомиться с особенностями своего производства, его технологией и порядком общего взаимодействия между подчиненными. Без данной информации составить правильный график отпусков, не нарушая ТК РФ, невозможно.
Правила составления графика отпусков
Со стороны начальника в этот документ вносятся данные об отпусках для каждого подчиненного на один год. А вот работники имеют право указать в нем свои пожелания касательно даты выхода на отдых и его длительности. В статье 125 ТК РФ четко сказано, что сотрудники одномоментно могут взять половину законного отпуска, а оставшуюся часть использовать через два-три месяца после возврата на работу. Но разрешается это только с письменного одобрения директора предприятия. При его несогласии сотруднику придется отдыхать в период, оговоренный в приказе.
Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.
Правила составления графика отпусков
Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство. Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дополнительных дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время. Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.
Порядок
График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников. Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.
Если в вашей организации есть внешние совместители, то может возникнуть вопрос: вносить ли в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя? Подробные разъяснения на этот счет дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к рекомендациям и возможным рискам.
«Детские» нюансы графика
График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.
Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен
Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2022 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.
Все работающие люди имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но чтобы все сотрудники одновременно не ушли в отпуск, а работа предприятия не остановилась, практикуется составление графика отпусков, который с одной стороны гарантирует права работников на отдых, а с другой – защищает работодателя.
Что представляет собой график отпусков?
График отпусков организации является локальным актом, в котором содержится информации об очередности отпусков работников всех структурных подразделений. Для его составления существует определенная форма, а образец графика отпусков можно найти в интернете. Каждое структурное подразделение организации имеет свой график отпусков. Так делается на многих предприятиях, и эта схема считается самой удобной: сначала руководители отделов составляют свои графики в зависимости от потребности отдела в количестве необходимого персонала, а потом уже отдел кадров корректирует поданные графики с учетом существующих льгот.
Составление графика отпусков в небольших учреждениях
После этого кадровики передают исправленные (если в этом есть необходимость) графики на обсуждение работникам, чьи отпуска были по каким-то причинам передвинуты, и руководителям отделов для согласования. В этом тоже есть смысл, так как только руководитель отдела может сказать, какие сотрудники должны присутствовать на рабочих местах в конкретное время года. А что касается переноса отпуска работникам, которое может иметь место во время корректировки, то иногда при смещении отпуска одного сотрудника, смещается отпуска и еще нескольких, что тоже требует согласования с теми, чьи интересы это затронуло.
После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.
Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Только после того, как был сформирован график отпусков для лиц, которые имеют право преимущественного получения отпуска, формируется вторая его часть, в которую включаются все остальные сотрудники, которым отпуск не предоставляется в преимущественном порядке по каким-либо причинам, в том числе по причине отсутствия у них льгот на первоочередное предоставление отпуска.
При оформлении графика отпусков на основании какой-либо одной из перечисленных форм следует помнить, что информация в таком графике должна, в первую очередь, использоваться для стабилизации существующей ситуации в организации и обеспечения взаимозаменяемости работников на момент отсутствия одного в рамках официального основного или дополнительного отпуска.
Порядок оформления
При этом достоверность сведений, отраженных в составленном графике отпусков, должна быть подтверждена подписью и печатью руководителя, а также датой утверждения, которая проставляется на основании специально изданного приказа об утверждении.
Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.
Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?
Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.
Для чего нужен график отпусков
Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.
В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение. В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.
1. Что необходимо включить в график
- Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
- Несовершеннолетним.
- Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
- Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
- Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
- Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.
Как правильно составить график отпусков
Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.
В настоящее время абсолютно все предприятия предоставляют оплачиваемые отпуск дважды в год, деля пополам 28 календарных дней. Таким образом, каждый сотрудник гарантированно имеет минимум две недели для отдыха в летнее время. Очередность отпусков обеспечивается именно графиком, что подтверждает ТК РФ в статье 123 (ч.1). Фактически графике отпусков заполняет сотрудник отдела кадров или руководитель компании, но на практике это работает только изредка.
Составление графика самими сотрудниками
Любое массовое отсутствие подчиненных всяким руководителем воспринимается как стихийное бедствие, однако при желании стихией в некоторых моментах можно управлять самому. Не секрет, что ключевые промежутки времени, в которые нагрузка на все службы компании возрастает многократно, давно известны. Это начало года, окончание года и майские праздники (в силу их длительности и продолжительности).
Пример 1
Госкомстат РФ своим Постановлением от 05.01.2022 за № 1 определил унифицированную форму Т-7. Она и используется в большинстве компаний. Форма эта удобна, она интегрирована во все бухгалтерские программы и несложна в заполнении. Наличие Т-7 не означает, что компания не может использовать свой собственный вид графика. Свою уникальную форму достаточно утвердить приказом по компании.
- Руководителям структурных подразделений предоставить списки работников с указанием предполагаемых сроков отпусков. Данные списки довести до сведения профсоюза до (определенная дата).
- Профсоюзной организации внести мотивированные корректировки в графики отпусков до (определенная дата).
- Начальнику отдела кадров составить сводный график отпусков с учетом мнения профсоюза и предоставить его на утверждение до (определенная дата).
Основание
Со всеми вносимыми изменениями в графике отпусков необходимо ознакомить сотрудников. Для этого на оборотной стороне документа вносится запись: с изменениями ознакомлен, и ставятся соответствующие подписи.
Нужно ли утверждать приказом и когда?
Составляется график на следующий календарный год в декабре, так как срок утверждения приказом должен произойти не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Процесс составления очень трудоемкий и может затянуться, поэтому к разработке документа нужно подготовиться заранее.
